Doszedłem do wniosku, że dotychczasowy sposób przedstawiania istoty metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest niewłaściwy, ponieważ prowadzi do wniosku, że GTD polega na opróżnianiu głowy z wszelkich myśli o sprawach, które pojawiły się w polu naszego zainteresowania. Czyli, mówiąc inaczej, na zmuszaniu nas do bezmyślnego machania wajchami życia. Uważam, że taka interpretacja jest nieprawdziwa, błędna i szkodliwa.

Moim zdaniem GTD to nowa, skuteczniejsza procedura posługiwania się głową – procedura, którą bardzo dobrze charakteryzuje następująca analogia:

Wyobraź sobie, że twój umysł to szuflada. Jeśli do tej szuflady wrzucasz wszystko, co ci wpadnie w ręce, to:

• po pierwsze: szuflada bardzo szybko się zapełnia, ponieważ rzeczy niepoukładane zajmują znacznie więcej miejsca od poukładanych;
• po drugie: trudno w takiej szufladzie cokolwiek znaleźć, a tym bardziej na pierwszy rzut oka stwierdzić, czy to coś w ogóle tam jest (mogło przecież wypaść i teraz poniewiera się nie-wiadomo-gdzie);
• po trzecie: w szufladzie przechowywane są rzeczy niepotrzebne – zarówno to, co straciło już swoją aktualność (na przykład przetarte skarpety), jak i zwykłe śmieci, które przez przypadek zaprzątnęły twoją uwagę.

Tymczasem GTD nakazuje:

1. Gromadzić w osobnej skrzynce spraw przychodzących rzeczy, które potencjalnie miałyby trafić do szuflady.
2. Systematyczne opróżniać skrzynkę spraw przychodzących, decydując, co tak naprawdę należy zrobić z każdą rzeczą.
3. Składać w kostkę i równo układać w szufladzie rzeczy zakwalifikowane do przechowywania.
4. Brać z szuflady i używać tylko te rzeczy, które w danym momencie są potrzebne.
5. Raz na tydzień przeglądać i porządkować szufladę tak, żeby jej zawartość była aktualna i dobrze znana.

I właśnie ten ostatni punkt stanowi moim zdaniem klucz do zrozumienia, dlaczego GTD działa i redukuje stres. To nie jest metoda opróżniania głowy przez przeniesienie jej zawartości do komputera lub zeszytu. Cotygodniowe przeglądy służą nie tylko porządkowaniu zapisków, ale przede wszystkim ponownemu napełnianiu głowy sprawami – tym razem już nie w postaci chaotycznej glutoplazmy, ale struktury złożonej z konkretnych Projektów i Działań. Ze świadomości ich istnienia rodzi się intuicja pozwalająca optymalnie decydować, co w danym momencie jest najważniejsze.

GTD to metoda porządkowania zawartości głowy, a nie jej opróżniania. Przy okazji jest to system tworzenia zewnętrznej kopii zapasowej naszej pamięci, która czasem lubi nas zawodzić.

Metoda GTD w oryginalny sposób rozwiązuje problem wyboru tego, co w danej chwili powinieneś robić, czyli priorytetyzacji. Żadnych A, B, C, żadnych 1, 2, 3, a czasami 4 i 5. David Allen dzieli działania na dwie grupy:

• pierwszy plan, czyli tę jedną czynność, na której skupiona jest w tej chwili twoja uwaga (właśnie czytasz wpis w blogu BIZNES BEZ STRESU);
• tło, czyli te wszystkie pozostałe czynności, których nie robisz, niezależnie od ich wagi i pilności.

W każdej chwili możesz wydobyć z tła na pierwszy plan dowolną, umieszczoną tam sprawę i na niej skupić uwagę, ale znów wszystkie pozostałe zamierzenia staną się tłem. Może też się zdarzyć, że okoliczności zmuszą cię do niezwłocznej reakcji na jakiś nieoczekiwany incydent (pożar, pęknięta opona w samochodzie) i wtedy wszystkie plany staną się tłem do czasu zażegnania kryzysu.

Taka bezpriorytetowa metoda działania (w istocie jest to metoda o nieskończonej liczbie priorytetów) zapewnia odpowiednią elastyczność i gotowość do natychmiastowej i wyważonej reakcji na kolejne wyzwania. Aby tak było, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:

1. Twoje tło musi być kompletne. W każdej chwili musisz ufać, że wiesz, czego nie robisz, że nic nie przegapiłeś i że decyzja o tym, co robisz, a czego nie robisz, była w pełni uzasadniona. Temu służą listy GTD.
2. Twoje tło nie może być ci obce. Co pewien czas, najlepiej raz w tygodniu, powinieneś przyjrzeć się wszystkim rzeczom, które tam pieczołowicie zgromadziłeś, i zdecydować, czy któraś z nich nie powinna zacząć odgrywać pierwszoplanowej roli. Temu służy Przegląd Tygodniowy GTD.