Kategoria: x-gtd

Szybko chowaj, żeby szybko znajdować

Zapewne nieraz zdarzyło ci się popaść w zniecierpliwienie, niepokój, zdenerwowanie, strach lub złość, gdy nie mogłeś znaleźć czegoś, co powinno leżeć gdzieś na wierzchu. Albo na tej stercie pod oknem. Albo w szafie. Albo na lodówce…

Ale dlaczego właściwie w tylu miejscach? Czy każde z nich jest miejscem, gdzie powinna znajdować się ta rzecz?

Pamiętaj:

Każda rzecz powinna mieć swoje miejsce!

Dlaczego więc szukany właśnie przez ciebie przedmiot nie znajdował się tam, gdzie należy?

Znam dwa podstawowe powody takiej sytuacji:

  1. Nie wyznaczyłeś takiego miejsca.
  2. Miejsce, które wyznaczyłeś jest niewygodne – stanowi przeszkodę, a nie ułatwienie.

Wyznaczenie jakiegoś miejsca to bułka z masłem, natomiast wyznaczenie dobrego miejsca, skłaniającego do utrzymywania porządku, wymaga nieco więcej namysłu i rozważenia, jak często i w jakich sytuacjach będziesz szukał danej rzeczy.

Ja stosuję dwie generalne zasady przy określaniu miejsca przechowywania rzeczy:

  1. Rzadziej używane – „głębiej”, częściej używane – „płycej”.
  2. Czas potrzebny do odłożenia czegoś na miejsce powinien być krótszy lub porównywalny z czasem rzucenia „byle-gdzie”.

Podsumowując, jeśli masz trudności z odnajdywaniem rzeczy, nie kupuj nowej latarki i wykrywacza metali, lecz zoptymalizuj procedurę umieszczania dokumentów, przedmiotów lub plików w swoim archiwum, szafie lub pamięci komputera.

Kieruj się NOSem

Siedzisz przy biurku, masz przed sobą listę Najbliższych Działań @Computer, a na niej 25 pozycji. I jesteś w kropce:

Co teraz?

Które Najbliższe Działanie wybrać?

Metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena daje na te pytania następującą odpowiedź: w danym kontekście (w tym przypadku jest to @Computer, czyli praca przy komputerze) weź pod uwagę:

  1. Dostępny czas.
  2. Dostępną energię (własną).
  3. Priorytety.

Innymi słowy: wybierz Najbliższe Działanie, które w danych okolicznościach przyrody przyniesie ci NOS – czyli Największą Osobistą Satysfakcję. I nie chodzi tu tylko o doraźną przyjemność, lecz także o kolejny krok do osiągnięcia jednego z wyznaczonych celów: materialnych, duchowych lub emocjonalnych.

A zatem, jak powiedział poeta:

Steruj swym losem, kierując się NOSem!

Jaki system GTD?

Oto pytania, jakie warto sobie zadać podczas kompletowania własnego instrumentarium GTD (metody Getting Things Done Davida Allena):

  1. Czy korzystasz już z jakichś narzędzi? Na przykład z firmowego kalendarza elektronicznego?
  2. Jak obsługujesz swoją pocztę elektroniczną? W wielu przypadkach wygodnie jest trzymać pocztę i listy kontekstowe blisko siebie.
  3. Kto oprócz ciebie powinien mieć dostęp do twoich danych? Czy powinieneś umieszczać je na serwerze czy na swoim dysku?
  4. Co bardziej lubisz: rozwiązania informatyczne czy papierowe?
  5. Jak silnie chcesz zabezpieczyć swoje zapiski przed dostępem osób niepowołanych?
  6. Jak będziesz tworzył kopie zapasowe swoich danych?
  7. Co chcesz ze sobą nosić na co dzień?
  8. Jakimi narzędziami już teraz posługujesz się biegle?
  9. Czy powierzyłbyś tym narzędziom praktycznie każdą informację?
  10. Czy rozwiązania, które bierzesz pod uwagę, są skalowalne?
  11. Czy łatwo je opanować?
  12. Co jesteś w stanie poświęcić dla tych narzędzi? (wygodę, bezpieczeństwo, pieniądze)
  13. Z czym i jak mają się synchronizować twoje dane?

Na podstawie „How to choose a GTD system” / GTD Times.

Twórcze przezywanie

Jednym z kluczowych elementów każdej implementacji metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena jest lista spraw, którymi nie zamierzasz się w najbliższym czasie zajmować, nie wyznaczasz dla nich Najbliższych Działań, ale nie chciałbyś też o nich zapomnieć. Lista ta została nazwana przez autora GTD „Może Kiedyś”.

Niektórym użytkownikom GTD nazwa „Może Kiedyś” nie podoba się, ponieważ zawiera w sobie pewną nieokreśloność i prowokuje do niepokojących pytań:

Może? Kiedyś?

To znaczy kiedy?

Czy w ogóle kiedykolwiek zdążę do zrobić?

A jeśli nie, to po co to spisywać?

W wielu przypadkach pytania takie znikają po zmianie nazwy listy z „Może Kiedyś” na:

  • „Nie teraz” albo
  • „Nie w tym tygodniu” albo
  • „Nie w tym miesiącu”.

Jeśli masz problem tego typu, rusz głową i użyj twórczego przezywania. Metoda GTD jest odporna na niestandardową nomenklaturę.