Okresowa, najczęściej coroczna, oficjalna ocena podwładnych to zmora większości menedżerów. Uważają ją za jeszcze jedną zbędną procedurę narzucaną przez – tu cytuję – „tych idiotów z kadr”. Przy takim podejściu oceny te rzeczywiście nie są warte czasu poświęcanego na ich odfajkowywanie. Czy jest jakaś alternatywa? Tak, to system propagowany przez autorów podcastu Manager Tools.

Michael Auzenne i Mark Horstman dostrzegli poważne niedoskonałości standardowego procesu okresowych, corocznych ocen pracowników:

1. Zapracowany menedżer musi „nagle” wygospodarować czas na sporządzenie kilku, kilkunastu, a w niektórych przypadkach nawet kilkudziesięciu formalnych ocen. Nikt przecież nie zwolni go z pozostałych obowiązków.
2. Ocena musi zostać sporządzona nawet wtedy, kiedy menedżer nie dysponuje odpowiednią liczbą danych – na przykład w przypadku nowego podwładnego albo takiego, który zmienił niedawno stanowisko.
3. Sporządzając oceny hurtowo raz do roku, menedżer pada ofiarą sformułowanej przez Marka Horstmana Zasady Bożego Narodzenia: „Jeśli coś jest ważne, a robisz to tylko raz do roku, nigdy nie osiągniesz w tym doskonałości”. Trening musi być częsty, żeby był skuteczny!

Sfrustrowani menedżerowie poddają się, nie traktują tego zadania poważnie, a część z nich całkowicie podważa sens gromadzenia takiej dokumentacji przez Działy Kadr (HR). Niesłusznie. Dopóki nic się nie dzieje, rzeczywiście rzadko trzeba sięgać do formularzy z ocenami i wnioskami. Ale przecież… ciągle coś się dzieje! Ludzie przychodzą i odchodzą, awansują, obejmują nowe stanowiska, firmy zmieniają się, rosną, maleją, łączą się, dzielą i właśnie wtedy potrzebna jest niezawodna pamięć organizacyjna – rzetelne informacje, które pomogą bezpiecznie pokonać turbulencje, zaplanować rozwój zawodowy pracowników i wyłowić przyszłych liderów.

Jaki jest więc ten rewelacyjny system okresowych ocen pracowników Manager Tools? Opiera się on na dwóch zasadach:

1. Każdy pracownik powinien być oceniony co najmniej raz w ciągu 12 miesięcy.
2. Każdy pracownik powinien być oceniony w przypadku istotnej zmiany okoliczności.

Pierwsza zasada nakłada ramy czasowe na proces ocen w przypadku braku zmian w sytuacji zawodowej przełożonego i podwładnego. Dokonania danego pracownika i stające przed nim nowe wyzwania powinny być aktualizowane w pamięci organizacyjnej nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy. Niejako przy okazji w ten sposób zaspokajane są biurokratyczne wymogi Działów Kadr (HR).

Druga zasada wprowadza zdrowy rozsądek do całego procesu. Dzięki niej oceny pojawiają się w kluczowych momentach dla kariery menedżera i pracownika, a nie w kluczowych momentach dla kalendarza. W praktyce może to wyglądać tak:

• Bartek zostaje zatrudniony w firmie 1 grudnia 2015 roku na stanowisku programisty.
• Dopiero w grudniu 2016 roku (a nie w styczniu 2016 roku) przełożony sporządza pierwszą okresową ocenę programisty Bartka. Przecież w styczniu nie miałby jeszcze czego napisać!
• W grudniu 2017 roku przełożony sporządza kolejną okresową ocenę programisty Bartka.
• 1 marca 2018 roku Bartek zostaje kierownikiem projektu. Przełożony sporządza okresową ocenę jego pracy na stanowisku programisty przez ostatnie trzy miesiące.
• W marcu 2019 roku przełożony sporządza okresową ocenę kierownika projektu Bartka.
• We wrześniu 2019 roku przełożony zostaje oddelegowany do nowo utworzonego oddziału firmy w Ułan Bator, więc sporządza okresową ocenę kierownika projektu Bartka oraz innych podwładnych, żeby nowy menedżer dysponował pełnym, aktualnym obrazem dotychczasowego przebiegu ich kariery.

Wielką zaletą tego systemu jest rozłożenie ocen na cały rok, dzięki czemu spiętrzenie następuje tylko w momencie odejścia menedżera ze stanowiska. Wypełnianie pojedynczych formularzy w różnych miesiącach w ciągu roku stanowi znakomity trening, dzięki któremu praca idzie szybko, sprawnie i – co najważniejsze – znacznie rzetelniej niż w systemie „kalendarzowym”. Czym innym jest przecież dokonanie dwóch ocen w miesiącu, a czym innym dwunastu.

Spróbuj podejścia Manager Tools. Myślę, że gdy przedstawisz powyższe argumenty Działowi Kadr (HR), nikt nie będzie miał obiekcji, żebyś oceniał swoich pracowników skuteczniej niż 97% menedżerów na świecie.

• a-propos