Najczęściej jest tak: piszesz maila, wysyłasz, czekasz na reakcję, ponaglasz, złościsz się albo cierpisz w milczeniu. Moja licealna nauczycielka geografii, zniesmaczona matołectwem młodzieży, bardzo często pomstowała: „Mówiłam, tłumaczyłam, dyktowałam do brudnopisu i co? I nic!” A może jednak istnieje jakiś sposób na to, żeby zamiast „niczego” efektem twojej komunikacji z innym ludźmi było „coś”? I w dodatku „coś” zbliżone do twoich oczekiwań?
Tak. Jest na to metoda! I wcale nie wymaga ona przekonywania do czegokolwiek ludzi, z którymi korespondujesz. Wystarczy, że TY zmienisz cel swojej komunikacji!
Pisz, co adresat ma zrobić! Określaj precyzyjnie, jakiego działania i w jakim terminie oczekujesz. Jeśli chcesz otrzymać informację, zawsze załącz „groźbę”, co zrobisz, jeśli nie doczekasz się odpowiedzi.
Oczywiście jest cała klasa korespondencji informacyjnej, nie związanej z konkretnym działaniem. Ale i w tym przypadku sam fakt przeczytania listu przez odbiorcę to za mało. Przecież powiadamiasz go o czymś po to, żeby to zapamiętał, zapisał sobie, wziął pod uwagę lub wykorzystał w swojej pracy, a nie po to, żeby zaraz zapomniał.
Pamiętaj:
Wynikiem skutecznej korespondencji jest to, co zrobi adresat.
Nie jest sukcesem samo wysłanie listu i nie jest nim stwierdzenie: „Ja ze swojej strony zrobiłem wszystko, co w mojej mocy – wysłałem maila.” Tak się tłumaczy przedszkolak, a nie świadomy swoich celów człowiek czynu!
I jeszcze jedna porada taktyczna: wyznaczając termin, określaj godzinę. Jeśli tego nie zrobisz, odbiorca zawsze przyjmie, że chodziło ci o „przed południem następnego dnia roboczego po terminie”.
BIZNES BEZ STRESU 
Kiedy byłem małą dziewczynką i prowadziłem firmę to zazwyczaj wysyłałem dziennie 2-3 zapytania ofertowe o cenę. Przez pierwsze lata (era faxu) się złościłem, że odpowiedzi nie nadchodzą. Potem, od jakiegoś mądrego Amerykanina się dowiedziałem, że stawiając zadanie zawsze trzeba określić deadtime. To już była era internetu.
Żeby to działało, to trzeba było potem wykonać dwie czynności:
# 1. Każdemu odpowiadającemu o czasie podziękować za pracę włożoną w przygotowanie oferty.
# 2. Każdemu, który odpowiedział po czasie podziękować i wyrazić ubolewanie, że jego oferta była najkorzystniejsza, ale nie mogła być wczoraj wzięta pod uwagę, skoro przyszła dziś. TWARDO.
Podobną taktykę przyjąłem w stosunku do przysyłających do mnie zapytania ofertowe.
Brak realizacji pktu # 1 powodował, że na następne maile delikwenta nie odpowiadałem, a na ponaglenia telefoniczne reagowałem tekstem, że skoro poprzednio nawet nie potwierdzono otrzymania oferty to pomyślałem, że ktoś sobie robi żarty w pracy.
PolubieniePolubienie
Mogę tylko w całej rozciągłości potwierdzić działanie precyzyjnego i możliwie zwięzłego określania oczekiwań w wysyłanych wiadomościach. Zauważyłem też, że spora część osób, z którymi współpracuję na maile odpowiada przez telefon. Brak mi później ciągłości korespondencji, albo sam przepisuję uzgodnione kwestie w kolejnym mailu w sprawie. Przyzwyczaiłem się zatem pisać prośby o zwrotną wiadomość email w odniesieniu do poruszanego zagadnienia.
@Orginal_Replica – ciekawy pomysł, i jeśli dotyczyłby stałych kontrahentów to jestem za. Jednak jeśli to wciąż nowe firmy to raczej „walka z wiatrakami” i stresu chyba więcej.
PolubieniePolubienie
@ Kuba Dirska
Wydaje mi się, że każda firma z przedziału MiŚ ma 80% stałych kontrahentów i 20% przelotnych. Z czasem niektórzy przelotni staja się stałymi, a niektórzy stali wypadają. Dlatego można stosować tę zasadę.
Ale trzeba też być myśląco-elastycznym – jeśli kontrahent jest wielki, to można mu dać jakieś fory. Ja tak zrobiłem w stos do pewnej firmy międzynarodowej (takie tam klocki dla dzieci). Dwa razy posyłałem ofertę – bez odzewu. Za trzecim razem posłałem minutę przed deadtime.
Po sześciu dniach dniach miałem niespodziewaną wizytę trójki ludzi o 9.00 rano z kraju na północy Europy.
I potem pięć lat zleceń. Obfitych.
PolubieniePolubienie
Rozszerzę trochę to, o czym pisze @Orginal_Replica. Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców szukających pracowników jest zamieszczenie w ofertach pracy magicznego zdania: „Skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami”. To nie tyle jest nieeleganckie Również niegrzeczne.Ktoś odpowiada na Naszą ofertę i nie dostaje odpowiedzi. To są podstawowe zasady kultury. Ktoś traktuje firmę poważnie wysyłając aplikację, to firma powinna też traktować kandydata poważnie, siląc się przynajmniej na zwrotny e-mail z podziękowaniami i negatywną odpowiedzią. Czy to aż taki wysiłek, żeby napisać te kilka słów? Pomijam już fakt, że brak odpowiedzi świadczy nie najlepiej o naszej firmie. Taki kandydat nie wyśle już nigdy więcej oferty, a to może właśnie jego szukamy! Oczekując precyzji od drugiej strony, zacznijmy najpierw od siebie. Wszyscy na tym skorzystają.
PolubieniePolubienie
@Orginal_Replica: Proponujesz: „Każdemu, który odpowiedział po czasie podziękować i wyrazić ubolewanie, że jego oferta była najkorzystniejsza, ale nie mogła być wczoraj wzięta pod uwagę, skoro przyszła dziś. TWARDO.” REWELACJA! Zapamiętam i wykorzystam!
PolubieniePolubienie
@Kuba Dirska: Czasami reakcja telefoniczna jest szybsza. Ja się cieszę, że w ogóle jest! ;-)
PolubieniePolubienie
@Orginal_Replica: Gratuluję pięciu obfitych lat! Duży ma wysoko głowę, więc może nie zauważyć małego – plączącego się ze swoją ofertą pod nogami. :-D
PolubieniePolubienie
@Grzegorz: Jeśli firma nie szanuje kandydatów do pracy, to po pewnym czasie zgłaszają się do niej tylko ci, którzy uważają, że nie zasługują na szacunek.
PolubieniePolubienie
Firmy masowo nie szanują nie tylko kandydatów. Również kontrahentów.
Jeżeli do naszej firmy pisze klient z pytaniem, czy mamy jakiś produkt,, którego nie mamy. To jakie powinno być nasze stanowisko: odpisujemy, czy nie odpisujemy, bo brak informacji jest pewną informacją? Przecież to nie będzie nasz klient, bo chce kupić coś, czego nie mamy. ;-)
PolubieniePolubienie
@Grzegorz: Na drugim biegunie jest przykład internetowego dystrybutora butów Zappos, wchłoniętego przez Amazon. Konsultanci telefoniczni w Biurze Obsługi Klienta nie byli rozliczani z liczby rozmów, ale z załatwiania spraw, z którymi zgłaszali się klienci. Nawet jeśli oznaczało to wskazanie sklepu konkurencji!
PolubieniePolubienie
Takie praktyki są powszechne w USA i na tzw. Zachodzie? W Polsce może coraz częściej spotykane, choć nadal są rzadkością. Jeśli chodzi o sektor handlu praktycznie niespotykane. Sprzedawca do ostatniej kropli krwi potrafi bronić towaru, który ma na półce. Silniejsza jest pokusa sprzedania czegoś, czego nie do końca klient oczekuje, niż podanie informacji, gdzie taki produkt można dostać.
PolubieniePolubienie
@Grzegorz: Nie sądzę, żeby taka postawa była gdziekolwiek powszechna. Z pewnością na Zachodzie jest większe zrozumienie dla faktu, że to klient przynosi do firmy pieniądze, a nie na odwrót. Zappos to szczególny przykład ekstremalnego uszczęśliwiania klientów.
PolubieniePolubienie