Miesiąc: Styczeń 2007

5 filarów GTD

Elastyczność metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena wynika z jej prostoty, z tego, że opiera się ona na kilku zdroworozsądkowych filarach:

  1. Stwórz i pielęgnuj swój system przechowywania informacji. Musisz mieć do niego pełne zaufanie, aby móc mu powierzać wszystkie natrętne myśli kołaczące się w twojej głowie.
  2. Analizuj zgromadzone informacje i umieszczaj w odpowiednich obszarach swojego systemu przechowywania informacji.
  3. Porządkuj swoje pomysły, zamierzone działania i projekty.
  4. Regularnie przeglądaj swój terminarz, listy Najbliższych Działań i listy Projektów.
  5. Używaj intuicji do decydowania, jakie działanie podjąć w danej chwili. Pozwoli ci to zrobić więcej i uniknąć niepotrzebnego stresu. Wszak dzięki GTD wiesz, co bezpiecznie i odpowiedzialnie możesz odłożyć na później.

Oczywiście fakt, że konstrukcja GTD jest prosta nie oznacza, iż łatwo ją zainstalować w swoim życiu. Do tego potrzebna jest pewna doza dyscypliny i determinacji.

Wybaczanie a GTD

Według Davida Allena wybaczanie jest jednym z najważniejszych procesów oczyszczania umysłu z toksycznych odpadów zatruwających życie. Pielęgnowanie poczucia winy, a także żywienie do kogoś urazy jest szalenie nieproduktywnym stanem umysłu, który w kontekście metody GTD stanowi po prostu niezamkniętą pętlę.

Ale od dziś koniec z tym. Zamknij przeszłość i nie wracaj do niej. Jeśli chcesz, przelej swoje żale na kartkę papieru i schowaj ją do szuflady – w razie potrzeby zawsze będziesz mógł do nich wrócić. A teraz ruszaj po swojej Bieżni Życia, nie oglądając się na tych, którzy kiedyś podstawili ci nogę.

10 rad dla przedsiębiorców

Dla początkujących przedsiębiorców Steve Pavlina przygotował 10 rad:

  1. Buduj sieć kontaktów – ale wybiórczo. Nie idź na ilość, tylko na jakość. Przyłóż się do opracowania idealnego profilu swojego klienta i skoncentruj na pozyskiwaniu tych, którzy z największym prawdopodobieństwem potrzebują tego, co oferujesz.
  2. Kup sobie najlepszy fotel, jaki znajdziesz. Zapewne najczęściej używanym przez ciebie sprzętem biurowym nie będzie komputer, ale twój fotel. Nie żałuj więc grosza i spraw sobie najlepszy, jaki znajdziesz w sklepie. Niech ma wygodne podłokietniki i wysokie oparcie. Nie musi to być najdroższy z dostępnych modeli – chodzi o to, żebyś z prawdziwą przyjemnością zajmował swoje miejsce pracy.
  3. Pamiętaj, że stosunki międzyludzkie są ważniejsze od kontraktów. Umowy biznesowe to wynik stosunków międzyludzkich z konkretnymi ludźmi. Kontrakt podpisany na eleganckim papierze jest rezultatem dobrych kontaktów z klientem, a nie ich przyczyną.
  4. Myśl za siebie. Nie podążaj za baranem-przewodnikiem wraz z tłumem innych owiec. Zdobądź informacje z dostępnych ci źródeł, samodzielnie wyciągnij z nich wnioski, wykreśl własny kurs działania i nie zbaczaj z niego. W momencie startu powiedzą ci, że się mylisz, gdy będziesz ich mijał, stwierdzą, że zwariowałeś, a po wielu latach poproszą cię, żebyś im doradził, jak osiągnąć sukces.
  5. Błądź, ale nie stój. Pamiętaj, że sekwencja Ładuj, Ognia, Popraw Wycelowanie jest synonimem skutecznego działania w przeciwieństwie do sekwencji Ładuj, Wyceluj, Wyceluj, Wyceluj…, kiedy strzał nie pada nigdy. Banalna w swej istocie metoda prób i błędów zapewnia lepsze wyniki niż niekończące się wahania. Jeśli przeraża cię myśl o podejmowaniu decyzji i realizowaniu ich w obliczu niepewności i niepełnej wiedzy, znajdź sobie spokojną, rutynową pracę na etacie. Porażki są nieodzownym krokiem na drodze do sukcesu.
  6. Bądź zorganizowany aż do przesady. Doskonały nigdy nie będziesz, ale możesz być dużo lepszy od swoich kolegów, którzy średnio dwa tygodnie w roku spędzają na szukaniu rzeczy znajdujących się nie tam, gdzie powinny. Jeśli nie jesteś chronicznie dobrze zorganizowany, punktualny i niezawodny, to bądź pewien, że któryś z twoich konkurentów z pewnością taki jest.
  7. Chwytaj okazje o ograniczonym ryzyku i nieograniczonym potencjale. Najlepsze biznesy to te, dla których wielkość strat w przypadku porażki jest ograniczona, a potencjalne zyski w przypadku sukcesu satysfakcjonujące.
  8. Pracuj nad swoim charakterem. Wielkość sukcesu bardziej zależy od twojego charakteru niż od warunków, w jakich działasz. Odwaga pomoże ci pokonać obawy. Dyscyplina da ci wytrwałość w dążeniu do celu. Prowadzenie własnego biznesu to bardziej kształtowanie swojego charakteru, niż rozwijanie działalności gospodarczej.
  9. Dbaj o swoją energię życiową. Pamiętaj, że zdrowa dusza i ciało to fundament do realizacji zamierzeń. Dbaj o właściwą dietę, zapewnij organizmowi odpowiednią dawkę ćwiczeń fizycznych oraz snu i nie przesadzaj z kawą. Sprawdź, w jaki sposób i kiedy osiągasz najwyższy poziom koncentracji i sprawności. Zrzuć nadmiar tłuszczu – po co ciągle dźwigać ze sobą ten bagaż.
  10. Rób to, co kochasz, ale niechże to będzie dochodowe. Jeśli robisz to, co kochasz, ale nie przynosi to dochodu, twoje przedsięwzięcie zakończy się porażką. Jeśli nienawidzisz swojej pracy, ale jest ona zyskowna, podupadniesz na zdrowiu, co także przyniesie porażkę zawodową. W obu tych sytuacjach powinieneś poszukać czegoś innego – czegoś, co przyspiesza bicie twojego serca i jednocześnie może zapewnić godziwy dochód.

Na podstawie „10 Business Lessons From a Snarky Entrepreneur”.

Efektywna poczta elektroniczna

Wskazówki Guya Kawasaki, jak sporządzać efektywne listy elektroniczne, czyli takie, których nie będziesz się wstydził i które z przyjemnością zostaną przeczytane przez odbiorcę:

  1. Dobrze zatytułuj list (pole „temat”). Temat listu to okno, przez które widać twoją duszę. Po pierwsze nie pisz nic o seksie lub korzystnych ofertach inwestycyjnych, żeby filtry antyspamowe nie zatrzymały listu. Po drugie sformułuj temat tak, żeby odbiorca odczuł, że jest to wiadomość właśnie dla niego, a nie dla kogoś innego. Przy okazji zadbaj o to, żeby linia „Od:” też miała osobisty i przemyślany charakter – ludzie podświadomie traktują bezosobowe listy od przedsiębiorstw jako spam.
  2. Ogranicz liczbę odbiorców. Możesz przyjąć za regułę, że im większa liczba odbiorców, tym mniej z nich przeczyta twój list, a jeszcze mniej zrobi to, o co ich prosisz. Zjawisko to określa się „efektem gapia” – osoba napadnięta przez bandytę tym mniej może liczyć na czyjąś pomoc, im większa jest liczba świadków zdarzenia. Jeśli musisz wysłać list z prośbą o działanie do wielu osób jednocześnie, użyj pola „UDW:” (Ukryte Do Wiadomości). Każdy z odbiorców poczuje się ważniejszy i nikt nie otrzyma pełnej listy adresowej, co bywa też pożyteczne z punktu widzenia ochrony prywatności.
  3. Nie pisz WIELKIMI LITERAMI. Pewnie wszyscy już to wiedzą, ale przypomnień nigdy nie za wiele. Tekst napisany wielkimi literami to WRZASK. Jeśli zaś twoim zamiarem nie jest wrzeszczenie na odbiorcę, to wiedz, że pisząc wielkimi literami utrudniasz odczytanie i zrozumienie tekstu. Używaj więc standardowych reguł stosowania wielkich liter.
  4. Streszczaj się. Optymalna długość listu elektronicznego to pięć zdań. Jeśli prosisz odbiorcę o coś rozsądnego, w pierwszych dwóch zdaniach przedstaw siebie, a w następnych swoją prośbę. Jeżeli twoje żądanie jest nierozsądne, nie pisz w ogóle. Ludzie, którzy rozpoczynają list od barwnego opisu historii swojego życia, najczęściej chcą poprosić o coś nierozsądnego, a przydługim wstępem usiłują zmiękczyć swoją ofiarę. Poza tym krótka treść to mało szczegółów, a tak naprawdę przecież nie wiesz, gdzie – oprócz adresata – trafia jeszcze twoja korespondencja. Jest jeden wyjątek od tej reguły – gdy twój list jest całkiem bezinteresowny i jedynym jego celem jest obsypanie odbiorcy pochwałami i dobrymi słowami – pisz wówczas aż do wyczerpania się twojego natchnienia.
  5. Cytuj, odpowiadając. Nawet wtedy, gdy wymiana korespondencji z danym odbiorcą jest bardzo intensywna, cytuj te fragmenty, do których się odnosisz. Powinieneś zawsze zakładać, że twój rozmówca prowadzi jednocześnie pięćdziesiąt takich elektronicznych konwersacji. Jeśli odpowiesz tylko: „Tak, zgadzam się.”, adresat będzie musiał przekopać się przez folder skasowanych listów, żeby dowiedzieć się, czego dotyczy twoja zgoda. Oczywiście nie przesadzaj i nie cytuj całego otrzymanego listu, komentując każdą jego linię z osobna.
  6. Stosuj tekst nieformatowany. Nie opłaca się używać wymyślnego formatowania HTML, bo często odczyt takich listów sprawia trudności techniczne, a treść zostaje zaciemniona. Przejdź od razu do sedna i krótkimi, prostymi słowami wyjaśnij, o co ci chodzi. Jeśli nie możesz tego wyrazić za pomocą tekstu nieformatowanego, to pewnie nie masz nic istotnego do powiedzenia.
  7. Zadbaj o działające odnośniki. Jeśli w swoim liście zamieszczasz odnośniki (adresy stron internetowych), zadbaj, żeby rzeczywiście działały. Długie odnośniki często nie mieszczą się w jednej linii, a funkcja automatycznego zawijania wierszy powoduje, że klikanie na nie nie przynosi oczekiwanego efektu. Korzystaj z sieciowych sposobów skracania i upraszczania odnośników.
  8. Zadawaj „odpowiedzialne” pytania. Odpowiedzialne, to znaczy takie, na które adresat ma szansę znaleźć odpowiedź, a nie takie, które powinieneś zadać swojemu psychiatrze, matce lub żonie.
  9. Zadawaj „odpowiedzialne” pytania (2). Nie zadawaj zbyt ogólnych, otwartych pytań, takich jak: „Co sądzisz o prywatyzacji?”, „Czy Steve Jobs to przykład przywódcy godnego naśladowania?”, „Czy obecnie warto zakładać własną firmę?” itp. Szczególnie kuriozalną konstrukcją takiego pytania jest: „Nie miałem czasu sam się nad tym zastanowić, ale co ty sądzisz o…”. Świadczy to o bezczelnym lenistwie nadawcy, który chce przerzucić trud myślenia na odbiorcę listu. Tak naprawdę ludzie wymyślili pocztę elektroniczną po to, żeby zaoszczędzić trochę czasu, a nie stracić. Być może ty dysponujesz nieskończoną ilością wolnego czasu, żeby wysyłać tego typu pytania, ale nie zakładaj, że adresat znajdzie dłuższą chwilę na sporządzenie odpowiedzi.
  10. Ogranicz wysyłanie załączników. Jakże często otrzymujesz list elektroniczny zawierający jedynie stwierdzenie: „W załączeniu przesyłam mój list”. Otwierasz załącznik, który okazuje się dokumentem Microsoft Word zawierającym trzy zdania na krzyż (a przecież nadawca mógł je po prostu wkleić do listu!). Albo, co gorsze, załącznik zawiera wielomegabajtową prezentację nowego, opatentowanego sposobu sprzedaży przez Internet jedzenia dla psów. Obecnie wiele osób czyta swoją pocztę elektroniczną za pomocą telefonów komórkowych, więc przesyłanie zbędnych załączników jest niepotrzebnym utrudnianiem im życia.
  11. Uzyskaj zgodę. Jeśli już musisz zadać „nieodpowiedzialne” pytanie albo wysłać załącznik, postaraj się najpierw uzyskać na to zgodę odbiorcy. Na przykład wyślij wstępny list o treści: „Czy mogę przesłać obszerny opis sytuacji, która skłoniła mnie do skontaktowania się z Panem?” albo „Czy mogę Panu przesłać prezentację przedstawiającą zakres działalności mojej firmy?”.
  12. Wycisz się. Zawsze, gdy złamiesz tę zasadę, pożałujesz. Kiedy otrzymujesz od kogoś debilny list, masz ochotę niezwłocznie wysłać mu taką odpowiedź, żeby poszło mu w pięty i żeby popamiętał ruski miesiąc. Zawsze pogorszy to sytuację. W takim przypadku dobrą strategią jest powstrzymanie się z odpowiedzią przez 24 godziny. I pamiętaj – nigdy nie pisz w liście elektronicznym tego, czego nie powiedziałbyś w twarz adresatowi. Zaś najdyplomatyczniejszym wyjściem jest nieodpowiadanie w ogóle. Niech nadawca zastanawia się, czy jego list został odrzucony przez filtr antyspamowy, czy też został uznany przez odbiorcę za niewarty odpowiedzi.
  13. Podpis to nie tylko imię (i nazwisko). Twój podpis pod listem powinien zawierać imię i nazwisko, nazwę zajmowanego stanowiska, nazwę organizacji, adres poczty elektronicznej i numer telefonu. Wtedy ułatwisz odbiorcy skopiowanie i zapisanie w bazie danych kontaktu do ciebie oraz utworzenie zadania do zrobienia związanego z tym, o co prosisz.
  14. Nigdy nie przesyłaj dalej listu tylko dlatego, że jest śmieszny. Jeśli ty go dostałeś, to zapewne otrzymali go także wszyscy twoi znajomi. Zamiast rozśmieszyć, tylko ich w ten sposób zirytujesz.

Na podstawie „The Effective Emailer” Guya Kawasaki.