Wczoraj obiecałem, że wyjaśnię, jak szybko, łatwo i przyjemnie sporządzić odręczny protokół z zebrania. Oto trzy kroki służące temu celowi:

1. Przed zebraniem: sformatuj program zebrania w taki sposób, żeby pomiędzy poszczególnymi punktami było jak najwięcej miejsca do notowania.
2. Podczas zebrania: na swojej kopii programu zebrania czytelnie notuj ustalenia oraz to, KTO ma zrobić CO do KIEDY.
3. Po zebraniu: skseruj i niezwłocznie roześlij swoje notatki.

Już po wszystkim – jak mawiała młoda lekarka w skeczach Jana Kaczmarka.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Mark Horstman i Michael Auzenne to wspaniali autorzy podcastów o zarządzaniu publikowanych na stronie Manager Tools. Ich rady są nieco skażone tym, że obydwaj wywodzą się z armii i ponad wszystko cenią porządek i przestrzeganie zasad, ale mi się to podoba. Jednym z przykładów ich podejścia do zarządzania są następujące wskazówki, jak organizować i prowadzić skuteczne zebrania:

1. Roześlij program zebrania zawierający nazwę zebrania, datę i czas rozpoczęcia oraz zakończenia, określenie miejsca i – jeśli jest to potrzebne – wskazówki, jak tam dotrzeć, nazwisko prowadzącego, listę uczestników i harmonogram. Dla każdego punktu programu określ czas rozpoczęcia, temat i „właściciela”. Czas rozpoczęcia kolejnego punktu jest jednocześnie czasem zakończenia punktu poprzedniego.
2. Rozpocznij o wyznaczonej porze, nie czekając na nikogo – w ten sposób okazujesz szacunek tym, którzy przybyli na czas. Ty też nie możesz się spóźnić pod żadnym pozorem. Spóźnialskich ignoruj.
3. Ustal podstawowe zasady obowiązujące podczas zebrań – na przykład: „nie bawimy się elektronicznymi gadżetami”, „nie odbieramy telefonów i nigdzie nie dzwonimy”, „gdy jeden mówi, inni słuchają”, „ufamy sobie” itd. Nie narzucaj tych zasad, tylko określ je wspólnie z innymi uczestnikami.
4. Trzymaj się programu zebrania, żeby nie stracić nad nim kontroli. Miej odwagę taktownie przerywać uczestnikom, jeśli zebranie zbacza z wyznaczonego kursu. Za pierwszym razem może to być trudne, ale później przyzwyczają się. Używaj następujących zwrotów: „Masz dwie minuty na zreferowanie…”, „Pawle, masz jeszcze minutę…”, „Wybacz Pawle, ale musimy przejść dalej, a tę kwestię możemy umieścić na Pętli Końcowej”.
5. Wykorzystuj Pętlę Końcową jako miejsce na zagadnienia wykraczające poza program zebrania. Notuj te kwestie, żeby można było do nich powrócić na zakończenie. W programie każdego zebrania ostatnie 5 minut przeznacz na Pętlę Końcową, będącą czasem na decyzje, co zrobić z tymi dodatkowymi wątkami (zignorować, przemyśleć, przedyskutować podczas następnego zebrania itp.). Jeśli takich spraw nie ma, masz okazję wcześniej zakończyć zebranie.
6. Podsumuj każdy punkt i określ odpowiedzialnych za realizację postanowień. Zapisz KTO ma zrobić CO do KIEDY. Nie wyznaczaj i nie rozkazuj, tylko poproś daną osobę o publiczne podjęcie się wykonania zadania – to zwiększa zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności. Na przykład: „W porządku, zanim przejdziemy dalej, Pawle, czy mógłbyś na wtorek przygotować tę prezentację?”
7. Zakończ o wyznaczonej porze tak, jak rozpocząłeś. Jeśli program zebrania został wyczerpany wcześniej, nie przedłużaj niepotrzebnie zebrania. Pamiętaj, że Pętla Końcowa jest zawsze ostatnim punktem programu. Wyjątkowo, ale to naprawdę wyjątkowo możesz przedłużyć zebranie, ale wówczas poinformuj o tym uczestników na 5-10 minut przed wcześniej planowanym czasem zakończenia i określ nowy czas zakończenia.
8. Roześlij protokół z zebrania jak najszybciej po jego zakończeniu. Może być sporządzony odręcznie, byle czytelnie. Jak to zrobić szybko, łatwo i przyjemnie napiszę jutro. Pamiętaj, żeby protokół jasno prezentował podjęte decyzje i wynikające z nich działania oraz określał osoby odpowiedzialne za ich realizację.
9. Pamiętaj o ciągłym doskonaleniu kunsztu przygotowywania i prowadzenia zebrań – nie popadaj w rutynę. W przypadku zebrań cotygodniowych raz na kwartał umieść w programie punkt „Co moglibyśmy usprawnić w naszych zebraniach?” i pozwól uczestnikom zgłaszać swoje uwagi.
10. Przestań prowadzić zebrania osobiście, jeśli istnieją ku temu warunki. Gdy ktoś inny zajmie się stroną organizacyjną, ty będziesz mógł się skupić na meritum.

1. Roześlij program spotkania. Program spotkania powinien zawierać kolejne punkty, które dokładnie wyznaczą jego przebieg. Dzięki temu uczestnicy będą mieli możliwość odpowiednio się przygotować i przewidzieć, jakie informacje mogą być potrzebne podczas dyskusji. Najważniejsze zaś jest to, że program spotkania staje się swego rodzaju kontraktem zawartym przez uczestników: „to są sprawy, którym każdy z nas powinien poświęcić n minut swojego cennego czasu”.
2. Określ temat przewodni. Spotkanie to nie miejsce, gdzie każdy mówi o tym, co w tej chwili najbardziej leży mu na sercu (no chyba, że właśnie taki jest cel spotkania). Wyraźnie określ, dlaczego się spotykacie, jaka jest rola każdego z uczestników i ujmij to w programie spotkania.
3. Wyznacz czas rozpoczęcia, zakończenia i przerw, a następnie dbaj o ich przestrzeganie. Nie ma nic gorszego, niż wypełnione paplaniną, dryfujące spotkanie, które ma szansę się skończyć jedynie na skutek zmęczenia prowadzącego. Jako organizator jesteś właścicielem tego przedsięwzięcia, więc wyznacz jego granice i pilnuj ich. W ten sposób okażesz też uczestnikom szacunek, dbając o to, żeby nie marnowali swojego czasu.
4. Bez prądu. Wymagaj od uczestników wyłączenia komputerów przenośnych, telefonów komórkowych i innych gadżetów elektronicznych, które mogłyby rozpraszać ich uwagę. Albo są na spotkaniu, albo nie.
5. Zaplanuj udział gości. Nie zamykaj trzydziestu osób w sali na trzy godziny, jeśli dwadzieścia z nich jest zainteresowane jedynie kwestiami, które zostaną poruszone w ostatnich dziesięciu minutach spotkania. W takim przypadku zaznacz w programie, kiedy dana osoba powinna się pojawić i jeśli będziesz trzymał się harmonogramu, wszystko przebiegnie bez zacięć i niepotrzebnego tłoku.
6. Bądź arbitrem i wyznacz osobę pilnującą czasu. Jeśli możesz, wyznacz osobę, która będzie pilnowała zgodności przebiegu spotkania z zaplanowanym harmonogramem. Uwolniony od tego obowiązku będziesz mógł w pełni poświęcić się prowadzeniu i podsumowywaniu dyskusji, uzgadnianiu stanowisk i doprowadzaniu do konkluzji. I nie wahaj się stwierdzać „W porządku, zostały nam jeszcze trzy minuty na ten punkt programu, więc proszę o zadawanie ostatnich pytań i przechodzimy do kolejnej sprawy.”
7. Utrzymuj wyznaczony kurs. Nie daj się zbić z pantałyku. Każda kwestia, która nie ma wpływu na główny wątek spotkania i może być rozwiązana poza nim, powinna być niezwłocznie ucięta przez prowadzącego. Gdy tylko uda się coś uzgodnić, przyjąć do wiadomości lub wyznaczyć odpowiedzialnego za realizację zadania, przechodź do następnego punktu programu spotkania.
8. Utrwal wyniki. Pod koniec spotkania siądź z Menedżerem Projektu, którego spotkanie dotyczyło, oraz z osobą, która sporządzała notatki, i omów nowe projekty, podprojekty i zadania zidentyfikowane w toku dyskusji. Poleć Menedżerowi Projektu sporządzenie listy tych spraw i rozesłanie jej do wszystkich uczestników.
9. Bądź konsekwentny. Wykorzystaj te z powyższych wskazówek, które pasują do twojego stylu pracy, ale pamiętaj: spotkania nie prowadzą się same. Jeśli chcesz, żeby dobrze służyły twoim ludziom i nie marnowały ich czasu, miej twardą rękę i zawczasu wszystko starannie zaplanuj. Przyzwyczaj swoich współpracowników do tego, że spotkania, które TY organizujesz są „w porządku”, a przekonasz się, że ludzie będą chętniej na nie przychodzili i brali w nich aktywny udział.

Na podstawie tekstu opublikowanego przez Merlina Manna.