Niezałatwiona sprawa jest niezałatwiona w dwójnasób. Po pierwsze jej właściwy rezultat nie zostaje osiągnięty, a po drugie obciąża twój mózg natrętną świadomością, że wciąż nad tobą wisi. Takie kołaczące się myśli codziennie wysysają twoją energię intelektualną i podgryzają poczucie własnej wartości.

Nie bądź perfekcjonistą – to całkiem niepraktyczna postawa w dzisiejszych czasach. Stań się bezwzględnym egzekutorem – jeśli jakaś sprawa stanie na twojej drodze, to ją załatw, albo o niej świadomie zapomnij.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Wykonanie jest piątą, wieńczącą cały proces GTD fazą zajmowania się sprawami. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:

• Działania do wykonania w danej chwili wybieraj, uwzględniając zasoby, jakimi dysponujesz (kontekst), dostępny czas, dostępną energię wewnętrzną i ważność poszczególnych zamierzeń.
• Zachowuj elastyczność poprzez utrzymywanie i przeglądanie systemu przypominania o sprawach obejmującego całokształt twojego życia. Pozwoli ci to ufać swojej intuicji podczas decydowania o wyborze konkretnego działania do wykonania w danej chwili.
• Zapewnij sobie komfort ufania intuicji poprzez regularne skupianie uwagi na priorytetach działań, które podejmujesz („Co zyskuję robiąc teraz X zamiast Y?”) Przejrzyj i przemyśl co pewien czas swoje zobowiązania na różnych poziomach pracy i życia osobistego:
  • Poziom 0 („bieżnia życia”) – bieżące działania –
    przeglądaj codziennie.
  • Poziom 10 000 stóp – bieżące projekty –
    przeglądaj co tydzień.
  • Poziom 20 000 stóp – bieżące obszary odpowiedzialności –
    przeglądaj co miesiąc.
  • Poziom 30 000 stóp – cele roczne-dwuletnie –
    przeglądaj co kwartał.
  • Poziom 40 000 stóp – cele trzy-pięcioletnie –
    przeglądaj co rok.
  • Poziom 50 000 stóp – wizja kariery, sensu i stylu życia –
    przeglądaj co rok, poważnie zastanów się nad tymi sprawami co kilka lat.

Przegląd jest czwartą fazą zajmowania się sprawami w metodzie GTD. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:

• Codziennie dokonuj przeglądu kalendarza i list Najbliższych Działań (a także wtedy, gdy masz chwilę wolnego czasu, żeby coś pożytecznego zrobić).
• Co tydzień dokonuj przeglądu całego systemu w celu wyczyszczenia go, uaktualnienia i utrzymania w ciągłej gotowości.
• Listy długoterminowych celów, wartości i wizji przeglądaj na tyle często, żeby nie zdezaktualizowała się twoja lista Projektów.

Porządkowanie jest trzecią fazą zajmowania się sprawami w metodzie GTD. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:

• Pogrupuj wyniki analizy związane z koniecznością podjęcia działania w odpowiednio zdefiniowanych kategoriach. Wyróżniamy cztery kategorie podstawowe:
  • Projekty – przedsięwzięcia, które zamierzasz zrealizować;
  • Terminarz – działania, które należy wykonać określonego dnia i – w przypadku niektórych z nich – o określonej godzinie;
  • Najbliższe Działania – czynności, które należy wykonać tak szybko, jak to tylko możliwe;
  • Czeka Na – przekazane innym Projekty i Działania, na których wykonanie czekasz.
• Do powyższych kategorii dodaj podkategorie usprawniające działanie systemu takie, jak „Telefony”, „Zakupy”, „W domu”, „Przy komputerze” itp.
• Sporządź także listy długoterminowych celów i wartości.
• Przygotuj listy kontrolne opisujące i wspomagające rutynowe czynności, które wykonujesz, oraz gromadzące związane ze sobą informacje źródłowe.
• Utrzymuj w porządku swoje główne archiwum danych źródłowych tak, żebyś zawsze łatwo mógł odszukać umieszczoną tam informację.
• Posługuj się niezawodnym systemem świadomego odkładania na przyszłość zamierzeń i działań (lista „Może Kiedyś”, terminarz, folder „Sprawy na później”).
• Informacje dotyczące bieżących Projektów przechowuj w głównym archiwum danych źródłowych albo w osobnych segregatorach lub pojemnikach na sprawy w toku.