Tag: gtd

GTD Summit – dzień 0

Dziś wyruszam do San Francisco na GTD Summit – czyli pierwsze, globalne spotkanie entuzjastów metody Getting Things Done Davida Allena. Lecę Lufthansą, więc będę mógł sprawdzić podważany ostatnio w Polsce poziom profesjonalizmu członków personelu pokładowego tej linii.

GTD Summit rozpoczyna się w środę po południu, a jego program można znaleźć na stronie „GTD Summit | Changing the way the world works”.

Zamierzam relacjonować przebieg tej imprezy i moje wrażenia z pobytu w ogarniętych kryzysem Stanach Zjednoczonych dwoma kanałami:

  • w czasie rzeczywistym, w języku angielskim, za pomocą serwisu Twitter (@TesTeq);
  • w trybie codziennych relacji podsumowujących wydarzenia dnia, publikowanych w ramach niniejszego blogu.

Zatem… Do poczytania zza oceanu!

GTD = porządkowanie zawartości głowy

Doszedłem do wniosku, że dotychczasowy sposób przedstawiania istoty metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest niewłaściwy, ponieważ prowadzi do wniosku, że GTD polega na opróżnianiu głowy z wszelkich myśli o sprawach, które pojawiły się w polu naszego zainteresowania. Czyli, mówiąc inaczej, na zmuszaniu nas do bezmyślnego machania wajchami życia. Uważam, że taka interpretacja jest nieprawdziwa, błędna i szkodliwa.

Moim zdaniem GTD to nowa, skuteczniejsza procedura posługiwania się głową – procedura, którą bardzo dobrze charakteryzuje następująca analogia:

Wyobraź sobie, że twój umysł to szuflada. Jeśli do tej szuflady wrzucasz wszystko, co ci wpadnie w ręce, to:

  • po pierwsze: szuflada bardzo szybko się zapełnia, ponieważ rzeczy niepoukładane zajmują znacznie więcej miejsca od poukładanych;
  • po drugie: trudno w takiej szufladzie cokolwiek znaleźć, a tym bardziej na pierwszy rzut oka stwierdzić, czy to coś w ogóle tam jest (mogło przecież wypaść i teraz poniewiera się nie-wiadomo-gdzie);
  • po trzecie: w szufladzie przechowywane są rzeczy niepotrzebne – zarówno to, co straciło już swoją aktualność (na przykład przetarte skarpety), jak i zwykłe śmieci, które przez przypadek zaprzątnęły twoją uwagę.

Tymczasem GTD nakazuje:

  1. Gromadzić w osobnej skrzynce spraw przychodzących rzeczy, które potencjalnie miałyby trafić do szuflady.
  2. Systematyczne opróżniać skrzynkę spraw przychodzących, decydując, co tak naprawdę należy zrobić z każdą rzeczą.
  3. Składać w kostkę i równo układać w szufladzie rzeczy zakwalifikowane do przechowywania.
  4. Brać z szuflady i używać tylko te rzeczy, które w danym momencie są potrzebne.
  5. Raz na tydzień przeglądać i porządkować szufladę tak, żeby jej zawartość była aktualna i dobrze znana.

I właśnie ten ostatni punkt stanowi moim zdaniem klucz do zrozumienia, dlaczego GTD działa i redukuje stres. To nie jest metoda opróżniania głowy przez przeniesienie jej zawartości do komputera lub zeszytu. Cotygodniowe przeglądy służą nie tylko porządkowaniu zapisków, ale przede wszystkim ponownemu napełnianiu głowy sprawami – tym razem już nie w postaci chaotycznej glutoplazmy, ale struktury złożonej z konkretnych Projektów i Działań. Ze świadomości ich istnienia rodzi się intuicja pozwalająca optymalnie decydować, co w danym momencie jest najważniejsze.

GTD to metoda porządkowania zawartości głowy, a nie jej opróżniania. Przy okazji jest to system tworzenia zewnętrznej kopii zapasowej naszej pamięci, która czasem lubi nas zawodzić.

Making It All Work (5) – zakończenie

Książkę „Making It All Work” Davida Allena wieńczą dwa rozdziały podsumowujące jej zawartość oraz siedem cennych dodatków:

  • Making It All Work – in the Real World
  • In closing…
  • Appendix i. Incompletion Trigger List – lista tematów, nad którymi warto się zastanowić, spisując to, co siedzi nam w głowie i zajmuje naszą uwagę
  • Appendix ii. Natural Planning Model – ściągawka, co należy wziąć pod uwagę w procesie naturalnego planowania przedsięwzięć
  • Appendix iii. Project Planning Trigger List – lista tematów, nad którymi warto się zastanowić, planując przedsięwzięcia
  • Appendix iv. Mastering Work Flow – ściągawka zawierająca opis pięciu faz przetwarzania strumienia spraw
  • Appendix v. The Weekly Review – ściągawka zawierająca spis czynności, które należy wykonać podczas Przeglądu Tygodniowego
  • Appendix vi. Workflow Processing and Organizing – algorytm przetwarzania strumienia spraw i ich porządkowania
  • Appendix vii. Horizons of Focus – ściągawka zawierająca opis sześciu poziomów strategicznego spojrzenia

Mam jeszcze w zanadrzu kilka celnych cytatów i spostrzeżeń z tej książki, ale zostawię je sobie na później.