Z naukowej ciekawości sięgnąłem po książkę Liz Davenport „Order from Chaos: A Six-Step Plan for Organizing Yourself, Your Office, and Your Life”. Dlaczego mnie, entuzjastę GTD, zainteresowała ta pozycja? Dlatego, że została wydana w 2001 roku – dokładnie wtedy, gdy opublikowano „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” Davida Allena.

Postanowiłem dowiedzieć się, dlaczego „Getting Things Done” jest od wielu lat bestsellerem, obiektem kultu i ma 1107 recenzji w księgarni Amazon, a „Order from Chaos” to pozycja zapomniana, mogąca pochwalić się tylko 19 recenzjami.

I teraz już wiem!

David Allen opisał kompletną strategię radzenia sobie z życiem i optymalnego wykorzystywania dostępnych nam zasobów, a wszystkie pozostałe książki, w tym „Order from Chaos”, skupiły się na taktyce sporządzania list rzeczy do zrobienia, zapisywania terminów w kalendarzu i układania papierów na biurku. To są w większości doskonałe rady, ale nijak się mają do złożoności spraw, z jakimi musimy się borykać.

Metodę GTD można zaimplementować na świstkach papieru, na kolanie, na pustyni, w więzieniu i w Toruniu. Gdziekolwiek i jakkolwiek.

Dlaczego?

Ponieważ nie odpowiada ona na pytania „jak?”, „czym?” i „kiedy?”, ale na pytanie „co?”. Co zrobić, żeby zapanować nad swoim życiem. Konkretne narzędzia są sprawą drugorzędną.

OK, skoro kwestie zasadnicze mamy już z głowy, czas na moją opinię o książce „Order from Chaos”. To całkiem niezły taktyczny podręcznik opisujący koncepcję „kokpitu biurowego” (z pokaźną liczbą analogii z dziedziny awiacji), optymalizującego pracę przy… biurku. Wiele pomysłów stanowi ciekawe, praktyczne uzupełnienie metody GTD, inne, jak na przykład umieszczanie wszystkiego w terminarzu, stoją w jawnej sprzeczności z GTD. Dlatego nie zalecam tej lektury, ale dla potomności zamieszczam szereg interesujących cytatów, które z niej wyłowiłem:

Największym błędem, jaki popełniają osoby niezorganizowane, jest wiara, że istnieje jakieś „później”. Natomiast dla nas jest tylko „teraz” i „za późno”. Wszystkie rzeczy, które optymistycznie odkładamy na później, leżą potem odłogiem dniami, tygodniami, miesiącami lub latami.

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 4]

Jak często bierzesz do ręki kartkę papieru, patrzysz na nią, stwierdzasz: „Nie wiem, co z tym zrobić.” i odkładasz ją z powrotem? Tymczasem w 99,9% przypadków za każdym następnym razem, kiedy kartka ta znajdzie się w twojej ręce, będziesz wiedział na jej temat dokładnie tyle samo, ile na początku. Zatem… PODEJMIJ DECYZJĘ OD RAZU!

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 11]

Jak często bierzesz długopis z kubka na długopisy, stwierdzasz, że nie pisze, odkładasz go z powrotem do kubka i szukasz następnego, piszącego? Od dziś nie odkładaj go do kubka, tylko celnie umieszczaj w koszu na śmieci.

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 68]

Urządź swoje biuro zgodnie z częstotliwością używania poszczególnych rzeczy:

• Rzeczy używane codziennie umieść w zasięgu twoich dłoni.
• W zasięgu twoich dłoni powinny znajdować się tylko rzeczy używane codziennie.
• Rzeczy używane co najmniej raz w tygodniu umieść w zasięgu twoich ramion.
• W zasięgu twoich ramion powinny znajdować się tylko rzeczy używane co najmniej raz w tygodniu.
• Rzeczy używane co najmniej raz w miesiącu umieść w swoim biurze (pokoju).
• W twoim biurze (pokoju) powinny znajdować się tylko rzeczy używane co najmniej raz w miesiącu.
• Rzeczy używane rzadziej niż raz w miesiącu staraj się trzymać poza biurem.

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 77]

Wyobraź sobie kontrolera ruchu lotniczego, który zarządza przestrzenią powietrzną tak, jak większość ludzi zarządza swoimi sprawami. Na przykład:

• Informacje o niektórych samolotach ma zobrazowane na ekranie komputera.
• Informacje o niektórych samolotach ma zapisane w zeszycie.
• O przelocie niektórych samolotów po prostu pamięta.
• Informacje o niektórych samolotach ma zapisane na karteczkach samoprzylepnych przyczepionych do monitora.
• Informacje o kilku samolotach są reprezentowane przez wycinki trzymane w neseserze.
• Informacje o niektórych samolotach ma zapisane na kartkach pozostawionych w samochodzie na parkingu.
• Informacje o pozostałych samolotach kryją się w stosach papierów na biurku i walają na podłodze.
• Informacje o samolotach przelatujących dzisiaj są przemieszane z informacjami o lotach planowanych na jutro i za tydzień.

Czy odważyłbyś się skorzystać z usług takiego portu lotniczego? Nigdy w życiu! Dosłownie! Nie chciałbyś tam nawet polecieć, gdybyś dowiedział się, że kontroler ruchu lotniczego używa tylko dwóch systemów śledzenia samolotów! Szaleństwo tej metody jest oczywistą oczywistością, a jednak większość ludzi właśnie tak postępuje, zarządzając swoimi codziennymi sprawami.

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 87]

Jak często brałeś do ręki kartkę papieru, patrzyłeś na nią, stwierdzałeś: „Nie wiem, co z tym zrobić.” i odkładałeś ją z powrotem? Później brałeś ją znowu, wciąż nie wiedziałeś, co z nią zrobić, i ponownie odkładałeś. To zachowanie jest zarówno typowe, jak i intrygujące. Czego oczekujemy? Że następnym razem, kiedy weźmiemy ten papier do ręki, coś się zmieni? Nagle doznamy olśnienia, co z tym zrobić? Niestety, nie stanie się to bardziej oczywiste tylko dlatego, że kartka w międzyczasie nieco pożółkła. Nie istnieje też żadna wróżka decyzyjna, która nadleci i praśnie nas w głowę swoją różdżką tak, że za następnym razem cudownie ujrzymy rozwiązanie tej sprawy. To jest po prostu niepodjęta decyzja.

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 149-150]

Jeśli coś nie jest wystarczająco ważne, żeby to zapisać, to czy jest wystarczająco ważne, żeby w ogóle zajmowało twój cenny czas?

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 156]

Jeśli nie teraz, to kiedy? Jeśli nie ty, to kto?

[Liz Davenport, „Order from Chaos”, s. 176]