Kategoria: x-gtd

GTD po urlopie

Dobrą praktyką pozwalającą na sprawne osiągnięcie pourlopowej synchronizacji z rzeczywistością jest zarezerwowanie w kalendarzu, pierwszego dnia po powrocie do pracy, jednej godziny nadganiania na każdy dzień nieobecności. Tygodniowy urlop to 5 godzin czyszczenia skrzynek spraw przychodzących i innych zaległości. W przypadku dłuższych urlopów należy z góry ograniczyć czas „orientowania się w sytuacji” do nie więcej niż jednego dnia i przeglądać sprawy od najświeższych do najstarszych. Jeśli nie zdążysz rozpatrzeć wszystkiego, umieść to, co pozostanie, w folderze „2008-08-11 po urlopie” i odłóż do archiwum. Jest małe prawdopodobieństwo, że znajdują się tam sprawy ważne, które same nie wrócą do ciebie, gdy przyjdzie na nie czas.

GTD diagnozuje

Bardzo często zaczynamy interesować się wdrożeniem metody GTD Davida Allena wtedy, gdy nasz świat zaczyna się walić, obciążony nadmiarem spraw większej i mniejszej wagi, które czekają w kolejce do załatwienia. Spisujemy wówczas te wszystkie sprawy na listach Projektów i Może Kiedyś, a związane z nimi Najbliższe Działania umieszczamy na niemiłosiernie długich listach kontekstowych.

I co? I nic. Uczucie przytłoczenia nie mija, a liczba spraw do załatwienia pozostaje taka sama jak przedtem. Dochodzimy wówczas do wniosku, że metoda GTD nam nie pomogła, rzucamy listy w kąt i po tygodniu toniemy, puściwszy się ostatniej deski ratunku.

Tymczasem prawda jest oczywista jak konstrukcja cepa, jeśli tylko spojrzymy na wszystko chłodnym okiem analityka. Metoda GTD nie zawiodła. Wręcz przeciwnie, pozwoliła obnażyć nasz prawdziwy problem: zbyt wiele zobowiązań, które wzięliśmy na siebie. GTD to świetny test diagnostyczny, ale niestety nie remedium na naszą niezdolność do mówienia „nie”.

Po spisaniu wszystkich spraw, które wiszą nad tobą, nie obwiniaj GTD, tylko zastanów się, co może zostać odłożone (umieszczone na liście Może Kiedyś). Na liście Projektów pozostaw tylko rzeczy naprawdę najważniejsze i zdefiniuj dla nich Najbliższe Działania. Pamiętaj też o poinformowaniu zainteresowanych osób o tym, że ich sprawy zostały odłożone na później, ponieważ twoje obciążenie nie pozwala ci teraz zająć się nimi w należyty sposób. Tak jest po prostu uczciwie (choć nie zawsze przyjemnie, ale w dłuższej perspektywie opłaci się).

Nieprzyjemny zapach

Metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena to ostrze, które pozwala zdecydowanymi cięciami zaprowadzić porządek w życiu. Tu nie ma stanów pośrednich: albo zobowiązujesz się, że daną sprawę załatwisz, albo postanawiasz, że nie będziesz się za nią (na razie lub w ogóle) zabierał.

Gdy wzbraniasz się przed podejmowaniem jednoznacznych decyzji, nieprzetrawione sprawy zaczynają cię osaczać. Wydzielają przy tym bardzo nieprzyjemny zapach.

Jednorazowe akcje porządkujące i wietrzenie pomieszczeń to środki, które przynoszą tylko chwilową ulgę. Kluczem jest konsekwentne opróżnianie skrzynki spraw przychodzących, póki jej zawartość jest jeszcze świeża.

Ani droga, ani cel, ani mapa

Pamiętaj, że metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena nie jest ani drogą, ani celem podróży. Nie jest nawet mapą, ale pomoże ci znaleźć czas, żebyś mógł się skupić na narysowaniu własnej mapy.

GTD ułatwi ci poradzenie sobie z błyskotkami, które wbrew twojej woli chciałyby cię przyciągnąć i utrudnić ci dotarcie do wyznaczonych punktów docelowych.

Osiągnięcie mistrzostwa w posługiwaniu się GTD nie jest tak ważne, jak wyeliminowanie przeszkód na twojej drodze do doskonałości.