Spotykam się czasem z pytaniami, jaka ilość planowania przed przystąpieniem do działania jest właściwa. Nie ma w tej dziedzinie jednej bezwzględnej odpowiedzi, ponieważ każdy z nas jest inny i każde przedsięwzięcie jest inne. Sądzę, że najlepszym podejściem jest myśl sformułowana przez Davida Allena, twórcę metody GTD (Getting Things Done):

„Zajmuj się planowaniem do momentu, kiedy dana sprawa przestanie dręczyć twój umysł.”

„INNE” to niebezpieczna mina zagrażająca każdemu systemowi przechowywania i porządkowania informacji. Nigdy, ale to nigdy, pod żadnym pozorem nie zakładaj teczki „INNE” lub „POZOSTAŁE”. Nie nazywaj też tak żadnego katalogu na dysku komputera i żadnego folderu w programie obsługującym pocztę elektroniczną.

„INNE” (lub „POZOSTAŁE”) to wróg numer jeden, który jak nowotwór niszczy zdrowy porządek w każdym archiwum. To siedlisko mentalnych fafołów, to wstydliwy dowód rozmemłanego odkładania banalnych decyzji. Zanim się obejrzysz, „INNE” zaczną pochłaniać wszystko wokół i znów obudzisz się z ręką w… stercie papierów o nienazwanym przeznaczeniu.

Precz z „INNYMI”!

Nadszedł czas nazywania wszystkich rzeczy po imieniu!

PS. I nie próbuj mnie oszukać! „Pulpit” w systemie Windows to też „INNE”, tyle że ukryte pod niewinną nazwą. Umieszczaj na „Pulpicie” tylko skróty do najczęściej używanych programów. Jeśli chcesz, „Pulpit” może też być jedną z twoich skrzynek spraw przychodzących, o ile będziesz go codziennie oczyszczał zgodnie z zaleceniami metody GTD.

Oto sedno strumienia zadań metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena:

1. Gromadzenie. Nie używaj swojego umysłu do pamiętania szczegółów. Twój mózg znakomicie sprawdza się jako kreator nowych wspaniałych pomysłów, lecz zarządzanie listami „do zrobienia” nie jest jego najmocniejszą stroną. Nie mieszaj nowych spraw z tym, co już przeanalizowałeś i uporządkowałeś.
2. Analiza. Określ swój stosunek do danej sprawy. Jeśli wymaga ona działania, zdecyduj, jaki jest pożądany wynik i Najbliższe Działanie. Zrób od razu to, co nie zajmie ci więcej niż 2 minuty, a resztę przekaż komu innemu do wykonania lub zostaw sobie na później (zapisz w systemie, któremu ufasz). Jeśli sprawa nie wymaga działania, pozbądź się jej lub umieść ją w archiwum albo na liście Może Kiedyś.
3. Porządkowanie. Stwórz łatwy w użyciu i niezawodny system, który nie rozsypie się nawet wtedy, gdy zachorujesz. Powinien się on składać z co najmniej 4 list: Projektów, Najbliższych Działań, Czeka Na i Może Kiedyś. Musisz mu ufać tak, jakby był twoim drugim mózgiem. W kalendarzu mogą znajdować się tylko te sprawy, które muszą być załatwione danego dnia. Na listę Najbliższych Działań wędrują zaś te rzeczy, które mają określony termin wykonania lub powinny być zrealizowane tak szybko, jak się da.
4. Przegląd. Swój kalendarz przeglądaj codziennie, pozostałe elementy systemu nie rzadziej niż raz na 7-10 dni.
5. Realizacja. Kontekst (czyli otoczenie zdefiniowane przez miejsce, czas i dostępne narzędzia) to pierwsze ograniczenie rodzaju działań, które możesz podjąć w danym momencie (dlatego warto podzielić listę Najbliższych Działań na kontekstowe podlisty). Zawsze będziesz miał więcej do zrobienia, niż jesteś w stanie zrobić. Kluczem bezstresowego działania jest zaufanie do własnych wyborów, których jakość zależy od intuicji zbudowanej podczas okresowych przeglądów systemu.