Wczoraj obiecałem, że wyjaśnię, jak szybko, łatwo i przyjemnie sporządzić odręczny protokół z zebrania. Oto trzy kroki służące temu celowi:

1. Przed zebraniem: sformatuj program zebrania w taki sposób, żeby pomiędzy poszczególnymi punktami było jak najwięcej miejsca do notowania.
2. Podczas zebrania: na swojej kopii programu zebrania czytelnie notuj ustalenia oraz to, KTO ma zrobić CO do KIEDY.
3. Po zebraniu: skseruj i niezwłocznie roześlij swoje notatki.

Już po wszystkim – jak mawiała młoda lekarka w skeczach Jana Kaczmarka.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Mark Horstman i Michael Auzenne to wspaniali autorzy podcastów o zarządzaniu publikowanych na stronie Manager Tools. Ich rady są nieco skażone tym, że obydwaj wywodzą się z armii i ponad wszystko cenią porządek i przestrzeganie zasad, ale mi się to podoba. Jednym z przykładów ich podejścia do zarządzania są następujące wskazówki, jak organizować i prowadzić skuteczne zebrania:

1. Roześlij program zebrania zawierający nazwę zebrania, datę i czas rozpoczęcia oraz zakończenia, określenie miejsca i – jeśli jest to potrzebne – wskazówki, jak tam dotrzeć, nazwisko prowadzącego, listę uczestników i harmonogram. Dla każdego punktu programu określ czas rozpoczęcia, temat i „właściciela”. Czas rozpoczęcia kolejnego punktu jest jednocześnie czasem zakończenia punktu poprzedniego.
2. Rozpocznij o wyznaczonej porze, nie czekając na nikogo – w ten sposób okazujesz szacunek tym, którzy przybyli na czas. Ty też nie możesz się spóźnić pod żadnym pozorem. Spóźnialskich ignoruj.
3. Ustal podstawowe zasady obowiązujące podczas zebrań – na przykład: „nie bawimy się elektronicznymi gadżetami”, „nie odbieramy telefonów i nigdzie nie dzwonimy”, „gdy jeden mówi, inni słuchają”, „ufamy sobie” itd. Nie narzucaj tych zasad, tylko określ je wspólnie z innymi uczestnikami.
4. Trzymaj się programu zebrania, żeby nie stracić nad nim kontroli. Miej odwagę taktownie przerywać uczestnikom, jeśli zebranie zbacza z wyznaczonego kursu. Za pierwszym razem może to być trudne, ale później przyzwyczają się. Używaj następujących zwrotów: „Masz dwie minuty na zreferowanie…”, „Pawle, masz jeszcze minutę…”, „Wybacz Pawle, ale musimy przejść dalej, a tę kwestię możemy umieścić na Pętli Końcowej”.
5. Wykorzystuj Pętlę Końcową jako miejsce na zagadnienia wykraczające poza program zebrania. Notuj te kwestie, żeby można było do nich powrócić na zakończenie. W programie każdego zebrania ostatnie 5 minut przeznacz na Pętlę Końcową, będącą czasem na decyzje, co zrobić z tymi dodatkowymi wątkami (zignorować, przemyśleć, przedyskutować podczas następnego zebrania itp.). Jeśli takich spraw nie ma, masz okazję wcześniej zakończyć zebranie.
6. Podsumuj każdy punkt i określ odpowiedzialnych za realizację postanowień. Zapisz KTO ma zrobić CO do KIEDY. Nie wyznaczaj i nie rozkazuj, tylko poproś daną osobę o publiczne podjęcie się wykonania zadania – to zwiększa zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności. Na przykład: „W porządku, zanim przejdziemy dalej, Pawle, czy mógłbyś na wtorek przygotować tę prezentację?”
7. Zakończ o wyznaczonej porze tak, jak rozpocząłeś. Jeśli program zebrania został wyczerpany wcześniej, nie przedłużaj niepotrzebnie zebrania. Pamiętaj, że Pętla Końcowa jest zawsze ostatnim punktem programu. Wyjątkowo, ale to naprawdę wyjątkowo możesz przedłużyć zebranie, ale wówczas poinformuj o tym uczestników na 5-10 minut przed wcześniej planowanym czasem zakończenia i określ nowy czas zakończenia.
8. Roześlij protokół z zebrania jak najszybciej po jego zakończeniu. Może być sporządzony odręcznie, byle czytelnie. Jak to zrobić szybko, łatwo i przyjemnie napiszę jutro. Pamiętaj, żeby protokół jasno prezentował podjęte decyzje i wynikające z nich działania oraz określał osoby odpowiedzialne za ich realizację.
9. Pamiętaj o ciągłym doskonaleniu kunsztu przygotowywania i prowadzenia zebrań – nie popadaj w rutynę. W przypadku zebrań cotygodniowych raz na kwartał umieść w programie punkt „Co moglibyśmy usprawnić w naszych zebraniach?” i pozwól uczestnikom zgłaszać swoje uwagi.
10. Przestań prowadzić zebrania osobiście, jeśli istnieją ku temu warunki. Gdy ktoś inny zajmie się stroną organizacyjną, ty będziesz mógł się skupić na meritum.