Nie masz czasu czytać tego wpisu? To go posłuchaj! Tutaj albo w postaci podcastu Biznesu Bez Stresu dostępnego we wszystkich rozgłośniach od Apple po Spotify i YouTube!

Czy wiesz, kim jest Usain Bolt? Tak, oczywiście, to Jamajczyk, najszybszy biegacz świata, zdobywca ośmiu złotych medali olimpijskich, w tym złotego medalu w sztafecie 4×100 m na igrzyskach w Rio w 2016 roku. A czy wiesz, kim są Ryota Yamagata, Shota Iizuka, Yoshihide Kiryu i Asuka Cambridge?

To członkowie japońskiej sztafety, która finiszowała tuż za plecami Usaina Bolta i zdobyła w Rio srebrny medal. Na kolejnych miejscach uplasowały się: Kanada, Chiny, Wielka Brytania, Brazylia, Trynidad i Tobago oraz Stany Zjednoczone, które co prawda dobiegły jako trzecie, ale zostały zdyskwalifikowane za przekroczenie strefy zmian.

Zwycięska sztafeta Jamajki uzyskała czas 37,27 s i była szybsza od Japończyków o 0,33 s. Ale przyjrzyjmy się rekordom życiowym zawodników biegnących na kolejnych zmianach:

1. Na pierwszej zmianie Asafa Powell (9,72) powinien być szybszy od Ryoty Yamagaty (10,00) o 0,28 s.
2. Na drugiej zmianie Yohan Blake (9,69) powinien być szybszy od Shoty Iizuki (10,08) o 0,39 s.
3. Na trzeciej zmianie Nickel Ashmeade (9,90) powinien być szybszy od Yoshihide Kiryu (9,98) o 0,08 s.
4. Na czwartej zmianie Usain Bolt (9,58) powinien być szybszy od Asuki Cambridge (10,08) o równo pół sekundy.

Razem Jamajczycy powinni wyprzedzić Japończyków o 1,25 s, ale ich przewaga wyniosła tylko 0,33 s. Gdzie na dystansie 400 metrów stracili prawie całą sekundę?

Na zmianach!

Tajemnica sztafetowego sukcesu reprezentacji Japonii tkwiła w optymalizacji procesu przekazywania pałeczki między sprinterami. Po mistrzostwach świata w Edmonton w 2001 roku Japończycy przeszli na mniej popularny, ale bardziej naturalny sposób podawania pałeczki „od dołu”. Dzięki temu ich sztafeta stała się najbardziej niezawodnym zespołem, który najczęściej gościł w finałach światowych imprez.

Ale to nie wszystko. W 2014 roku Japończycy przeanalizowali dane biomechaniczne i odkryli, że wbrew powszechnemu przekonaniu tylko pierwsze przekazanie pałeczki powinno odbywać się na samym końcu strefy zmian. Drugie i trzecie najlepiej jest wykonywać w jej środku. A potem ćwiczyli, ćwiczyli i jeszcze raz ćwiczyli, zmieniając kolejność biegaczy w sztafecie, żeby roszady w składzie zespołu nie miały negatywnego wpływu na wynik.

Dlaczego wam to wszystko opowiadam i dlaczego ma to związek z aplikacją Nozbe?

Otóż w wielu organizacjach to nie szybkość pracy poszczególnych osób decyduje o tempie wykonywania zadań. Kluczowym czynnikiem jest ich przekazywanie. Ileż to razy ktoś sporządza raport „na wczoraj”, wysyła go do kolegi, a po kilku dniach zostaje opieprzony, bo adresat nie zauważył maila w swojej przepełnionej skrzynce odbiorczej. Zgubienie pałeczki niweczy efekt nawet najszybszego sprintu!

To nagminne zjawisko nie wynika z czyjejś złej woli, lecz z wykorzystywania niewłaściwego narzędzia. Poczta elektroniczna jest bowiem fatalnym nośnikiem zadań i związanych z nimi informacji. Czarną dziurą, w której wszystko ginie! W porównaniu z nią Nozbe i inne aplikacje umożliwiające zarządzanie zadaniami i ich przekazywaniem między wykonawcami są czymś na miarę japońskiej techniki sztafetowej.

Żeby jednak w pełni wykorzystać potencjał takiego narzędzia, trzeba być konsekwentnym i zdeterminowanym. Cała firma, bez wyjątków, musi je stosować, a używanie do tych celów maila powinno być surowo zabronione. Dlaczego? A wyobraź sobie, że w japońskiej sztafecie jeden z zawodników podaje pałeczkę inaczej. Na przykład lewą, a nie prawą ręką. Wyobraź to sobie! Widzisz?

Jeśli jesteś szefem albo masz wpływ na sposób działania twojej organizacji, zrób wszystko, żeby całkowicie zastąpić pocztę elektroniczną efektywnym systemem zarządzania pracą zespołową. Zyskasz na tym więcej niż japońscy sprinterzy – niezależnie od tego, czy pracujesz z rekordzistami świata, czy tylko z zawodnikami, którzy są wystarczająco dobrzy.

Powodzenia!

• podcast