Kilka lat temu Michael Linenberger opublikował książkę „Total Workday Control Using Microsoft Outlook”. Kupiłem ją, jednak nigdy nie udało mi się do niej zabrać. Leżała sobie na półce „do przeczytania” i leniwie pokrywała się kurzem Widząc moją obojętność Michael Linenberger wziął się do roboty i wyszedł ze swoimi pomysłami poza hermetyczne środowisko oprogramowania firmy Microsoft. W 2010 roku ukazała się jego kolejna książka „Master Your Workday Now!” Przeczytałem ją już dosyć dawno, ale nie zainspirowała mnie do natychmiastowego podzielenia się refleksjami na temat jej użyteczności. Cóż, nadal jestem entuzjastą metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena, a przedstawiony w książce system opisuję w wielkim skrócie tylko dla porządku i dla kilku celnych cytatów.

Michael Linenberger proponuje stosowanie dziennych list zadań do zrobienia, które dzieli na kilka sekcji pozwalających zapanować nad priorytetami pracy:

• Critical Now – sekcja zadań, które muszą być zrealizowane danego dnia. Bez dyskusji. Sekcji tej nie wolno nadużywać i nie służy ona do gromadzenia spraw ważnych (w ogólnym znaczeniu tego słowa). To miejsce dla spraw na dziś – takich, bez których załatwienia nie możesz wyjść z pracy.
• Target Now – opcjonalna podsekcja sekcji Opportunity Now zawierająca kilka zadań o najwyższym priorytecie.
• Opportunity Now – sekcja zadań, do których trzeba się zabrać w tym lub następnym tygodniu. Należy to robić po załatwieniu spraw należących do sekcji Critical Now. Autor zaleca ograniczanie liczby pozycji w tej sekcji do 20.
• Over the Horizon – osobna sekcja odpowiadająca liście Może Kiedyś w metodzie GTD, gdzie gromadzone są zadania, które w najbliższym czasie z pewnością nie muszą być przedmiotem zainteresowania. Sekcję tę należy okresowo przeglądać i można ją nawet podzielić na podsekcje: przeglądaną co tydzień, co miesiąc, co 3 miesiące, co 6 miesięcy i co 12 miesięcy.

Jest to jakiś system, zapewne sprawdzający się w środowisku biurowym, gdzie pilność jest ważniejsza od wagi załatwianych spraw, jednak w dziedzinie planów dziennych bardziej odpowiada mi metoda ZTD (Zen To Done) Leo Babauty, którą wyczerpująco opisałem w cyklu wpisów „Wakacyjny kurs ZTD”.

A teraz pora na kilka celnych cytatów.

Dwie najważniejsze zasady systemu:

• Wpisuj do sekcji Critical Now tylko te zadania, które przejdą „test wyjścia z pracy”: czy pracowałbyś do późna w nocy, żeby je skończyć? Jeśli nie, zapisz je gdzie indziej. Ten surowy test pozwala zredukować sekcję Critical Now do rozsądnych rozmiarów. Rzadko będzie ona zawierała więcej niż trzy do pięciu pozycji, a często nawet mniej. To znacznie redukuje poziom codziennego stresu i pozwala lepiej skupić się na pracy.
• Ograniczaj wielkość sekcji Opportunity Now do nie więcej niż 20 pozycji, przesuwając zadania o najniższym priorytecie poza horyzont (do sekcji Over the Horizon). Ten element zarządzania całym procesem jest prawdopodobnie najtrudniejszy, ale konieczny dla zapewnienia użyteczności systemu.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (51)

„To, czemu poświęcasz uwagę, rośnie jak na drożdżach.”

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (175)

Wszyscy mamy tendencję do szukania gdzie indziej lepszych warunków pracy, jednak zanim zaczniesz rozglądać się poza obszarem swojego obecnego działania i, być może, szukać nowej posady, zapamiętaj jedno: prawie każdy może znaleźć głębszy sens pracy na swoim dotychczasowym stanowisku. Zachęcam cię do rozpoczęcia od tego z dwóch powodów. Po pierwsze tak jest łatwiej i szybciej, zmiana pracy wymaga czasu i wysiłku, przez co może niepotrzebnie odwlec osiągnięcie przez ciebie satysfakcji. Po drugie zaś, jeśli nie potrafisz znaleźć inspiracji na obecnym stanowisku, prawdopodobnie nie znajdziesz jej też i gdzie indziej. Z taką postawą masz szansę wpaść w spiralę nieszczęścia i cierpiętnictwa.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (230-231)

Wiele osób podchodzi do kwestii pracy i emerytury w następujący sposób: „Będę ciężko zasuwał w robocie, której nie lubię, a życiem zacznę się cieszyć na zasłużonej emeryturze.”

Taka postawa nie dość, że powoduje roztrwonienie możliwości pojawiających się w życiu i pracy tu i teraz, to jeszcze nie gwarantuje powodzenia takiego planu w przyszłości. Jak już wspomniałem wcześniej, jeśli nie będziesz potrafił znaleźć satysfakcji na aktualnym i następnych stanowiskach, prawdopodobnie twoja emerytura też nie przyniesie ci zadowolenia.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (248)

Co byś zrobił, gdybyś wiedział, że możesz zrobić cokolwiek i na pewno nie poniesiesz porażki?.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (306)