Miesiąc: Czerwiec 2011

GTD w polskiej szkole

GTD w polskiej szkole
(photo by: Olga)

Z przyjemnością informuję, że staraniem Pani Wychowawczyni, której leży na sercu przyszłość swoich podopiecznych, w jednej z podwarszawskich szkół wyróżniający się absolwenci otrzymali, w ramach nagrody za znakomite wyniki w nauce, polskie wydanie książki Davida Allena „Getting Things Done”. Mam nadzieję, że opisana w niej uniwersalna wiedza na temat załatwiania swoich życiowych spraw będzie jedną z najważniejszych rzeczy, jakie wynieśli ze szkoły.

To z pewnością zaprocentuje, ponieważ moim zdaniem świat dzieli się na tych, którzy potrafią brać na siebie odpowiedzialność i skutecznie wywiązywać się ze swoich zobowiązań, oraz tych, którzy całe życie spędzą w nielubianej pracy i przed telewizorem.

Im szybciej to zrozumiesz, tym lepiej dla ciebie! Pole do działania jest duże, a nagrody, zarówno w postaci poczucia dobrze wykorzystanego czasu, jak i namacalnej, brzęczącej satysfakcji, czekają na tych, którzy wyjdą poza rolę trybika w społecznej machinie.

Zatem życzę ci:

Odjazdowych wakacji i do dzieła!

Wawerskie G

Urzędnicy z warszawskiej dzielnicy Wawer postanowili wdrożyć metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena, żeby chwycić za rogi problem upstrzonych dziurami, gminnych dróg.

Jak zapewne czytelnicy BIZNESU BEZ STRESU dobrze wiedzą (a nieuświadomieni niech przeczytają tu: Sedno GTD) sednem GTD jest pięciopunktowa procedura przetwarzania spraw, które mamy do załatwienia:

  1. Gromadzenie.
  2. Analiza.
  3. Porządkowanie.
  4. Przegląd (tygodniowy).
  5. Realizacja.

Wawerski urząd postanowił podejść do eksperymentu ostrożnie i wziąć na tapetę tylko pierwszy z wymienionych punktów: gromadzenie informacji. W tym celu rozpisał przetarg na:

wykonanie pięcioletniego przeglądu dróg gminnych na terenie m. st. Warszawy Dzielnicy Wawer (507 dróg o łącznej długości ok. 308 km), polegającego na ocenie stanu technicznego elementów pasa drogowego, inwentaryzacji oznakowania poziomego i pionowego oraz urządzeń odwadniających wraz z oceną ich stanu technicznego, ocenie estetyki elementów wyposażenia drogi, opracowaniu dokumentacji zawierającej zalecenia pokontrolne oraz zestawienie szacunkowych kosztów wdrożenia tych zaleceń.

Nie ma to, jak obiektywna, profesjonalnie zgromadzone wiedza, która pozwoli przeprowadzić dogłębną analizę i opracować plan rozwiązania problemu. Już za kilka lat będzie wiadomo, co i gdzie trzeba zrobić. I się to zrobi, o ile da się tam jeszcze dojechać.

Można byłoby oczywiście przejść się po ulicach albo poprosić mieszkańców o zgłaszanie za pośrednictwem internetu uwag i przesyłanie dokumentacji fotograficznej, ale czy informacje pozyskane w tak tani i amatorski sposób byłyby obiektywne i godne zaufania? NIE! Policzyć dziury mogą tylko specjaliści od liczenia dziur!

Zainspirowany podejściem urzędników z Wawra, postanowiłem wykonać podobny eksperyment we własnym zakresie. W moim domu panuje zasada, że każdy zmywa swoje naczynia po każdym posiłku. W sobotę rano zamiast zmywać, zacząłem układać talerze i sztućce obok zlewu i jednocześnie dokładnie spisywać je w specjalnie założonym zeszyciku. Minęło śniadanie, drugie śniadanie i obiad, a moja sterta brudnych naczyń powoli, acz systematycznie rosła. Nie przerażało mnie to jednak, ponieważ zeszycik zapewniał pełną kontrolę nad jej zawartością.

Powodzenie mojego eksperymentu cieszyło mnie do chwili, kiedy po kolacji, gdy po raz czwarty tego dnia uzupełniałem swój spis talerzy i sztućców, Pani TesTeqowa z wrodzoną gracją wzięła niewielki zamach i mokrą ścierką wypisała na moich plecach swoje niezadowolenie z nowej procedury rozwiązywania problemu brudnych naczyń. Nie pozostało mi nic innego, jak tylko przestać się wygłupiać, wziąć do roboty i pozmywać to, co powinno być zmywane po każdym posiłku.

A jaki z tego morał? Morały są dwa:

  1. Katalogowanie rzeczy do zrobienia nie może zastępować realnego, systematycznego działania. Pięciopunktowa procedura GTD jest kompletnym systemem i nie może być już prostsza. Samo spisywanie problemów powoduje, że z metody GTD pozostaje jedynie „wawerskie G”.
  2. Mieszkańcy Wawra powinni zastanowić się, czy nie nadszedł czas użycia mokrej ścierki. Pole do katalogowania miejskich bolączek jest olbrzymie! Już widzę oczami swojej chorej wyobraźni, jak Prezydent Warszawy powołuje stałą służbę monitorującą i ogłaszającą codziennie liczbę stołecznych mostów: „W dniu 27 czerwca 2011 roku zanotowano 7 mostów drogowych i 2 kolejowe. Prognoza na dzień jutrzejszy nie przewiduje zmian.”

Pełne zanurzenie

Pełne zanurzenie to wspaniały stan oddania się bez reszty swojej pasji. Wyłączenia całego świata i poświęcenia się tej jednej, jedynej rzeczy. Czasami tak trzeba, czasami jest to jedyny sposób osiągnięcia sukcesu, czasami nie ma innego wyjścia, ale… pełne zanurzenie może być bardzo niebezpieczne:

  • Zanurzony nie widzisz, co dzieje się na powierzchni i wokół ciebie. Znam wiele osób, które tak pasjonują się swoim zajęciem, że nie zdają sobie sprawy z tego, jak bardzo są niedoceniani lub wręcz wykorzystywani. Nie używają swoich nadzwyczajnych umiejętności i profesjonalnej postawy jako karty przetargowej, ponieważ dla nich liczy się tylko to, co robią. Uwielbiają to i gdyby mogli, to by jeszcze dopłacali za możliwość tworzenia swoich dzieł.
  • Zanurzony jesteś jak żaba, która nie czuje, że woda się ociepla, i nim zdąży zareagować, zostaje ugotowana. Twoje otoczenie nieustannie się zmienia. Ciągła ewolucja i niespodziewane rewolucje kształtują nowe krajobrazy i okoliczności. Ci, którzy tego nie zauważają, stają się zgorzkniałymi dziwakami pracującymi nad przestarzałymi lub niepraktycznymi wynalazkami.

Pamiętaj: pełne zanurzenie to wspaniały stan, ale warto monitorować parametry otoczenia i od czasu do czasu wysuwać swój peryskop ponad powierzchnię wody.

Hasło w stogu siana

Na łamach BIZNESU BEZ STRESU zajmowałem się już problemem haseł do systemów komputerowych i serwisów internetowych, czyli „kluczy” zabezpieczających nasze cyfrowe zasoby przed kradzieżą i nieuprawnionym dostępem. Hasła te powinny być jednocześnie łatwe do zapamiętania (żeby nie trzeba było ich zapisywać) i trudne do złamania (z oczywistych powodów). Te dwie cechy wydają się być nie do pogodzenia, więc albo stosujemy hasła banalne, albo skomplikowane, które zapisujemy na karteczkach lub przechowujemy w zaszyfrowanej postaci, korzystając z wyspecjalizowanego oprogramowania lub serwisów sieciowych.

Steve Gibson, specjalista do spraw bezpieczeństwa komputerowego, twórca znakomitego programu do odzyskiwania danych SpinRite oraz terminu „spyware”, odkrył ostatnio nową, genialną w swej prostocie metodę tworzenia haseł. Haseł, które są jednocześnie łatwe do zapamiętania i trudne do złamania!

Zastanówmy się najpierw, jak Niedobry Haker podchodzi do łamania naszych haseł. Po pierwsze za pomocą olbrzymiego słownika sprawdza wszystkie ciągi znaków, które mogą się z czymś kojarzyć: liczby, słowa, zmodyfikowane słowa oraz ich nieskomplikowane połączenia – na przykład:

  • „pies”, „pies0”, „pies1”, „pies2”,… „pies9”;
  • „Pies”, „Pies0”, „Pies1”, „Pies2”,… „Pies9”;
  • „piEs”, „piEs0”, „piEs1”, „piEs2”,… „piEs9”;
  • „pie5”, „pie50”, „pie51”, „pie52”,… „pie59”;
  • i tak dalej…

Atak słownikowy wymaga znacznej liczby sprawdzeń, jednak ogranicza się do stosunkowo skromnego repertuaru ludzkich skojarzeń. Co to jest „pies”, wie każdy, zaś „pvra” to słowo, które raczej nikomu nie przyjdzie samoistnie do głowy.

Gdy powyższa metoda nie przynosi sukcesu, Niedobry Haker musi uciec się do znacznie bardziej pracochłonnego łamania hasła „brutalnom siłom” poprzez sprawdzenie WSZYSTKICH możliwych, „niekojarzących się z niczym” ciągów znaków. Liczba kombinacji, które trzeba w tym przypadku poddać próbie jest olbrzymia i zależy od nieznanej Niedobremu Hakerowi długości hasła i nieznanego repertuaru użytych w nim znaków (czy są to tylko małe litery, czy małe i wielkie litery, czy małe i wielkie litery oraz cyfry, czy wreszcie małe i wielkie litery oraz cyfry i znaki przestankowe).

Zatem podsumujmy: dobre hasło to takie, którego nie da się znaleźć w słowniku i które jest długie. Dobre hasło nie musi być wcale skomplikowane! Pracochłonność procedury szukania od tego nie zależy! Zależy od wielkości stogu, który trzeba przekopać!

Na przykład 24-znakowe hasło „Pie5………………..” jest 95 razy trudniejsze do złamania niż 23-znakowe hasło „PrXyc.N(n4k77#L!eVdAfp9”.

Oczywiście pod warunkiem, że Niedobry Haker nie wie, jak długi jest ogon, który doczepiliśmy naszemu psu. I z jakich znaków się ten ogon składa. I czy doczepiliśmy go z tyłu, z przodu, czy w środku.

Dodatkowo warto różnicować swoje hasło tak, żeby nie używać tego samego ciągu znaków do uzyskiwania dostępu do wielu witryn internetowych, ponieważ Niedobry Haker mógłby jednym, zgubionym przez nas kluczem otworzyć wszystkie nasze cyfrowe szuflady.

A oto prosty przykład użycia metody Steve Gibsona do utworzenia zbioru mocnych, łatwych do zapamiętania haseł do wybranych witryn internetowych: słowo kluczowe: „klon” (zmodyfikowane w następujący sposób: „kl0N”), wypełniacz: „.1” powtórzony 4 razy, identyfikator witryny: dwa pierwsze znaki:

  • gmail: „kl0N.gm.1.1.1.1”
  • amazon: „kl0N.am.1.1.1.1”
  • twitter: „kl0N.tw.1.1.1.1”
  • facebook: „kl0N.fa.1.1.1.1”

PS. Steve Gibson opisał swoją metodę w artykule „Password Haystacks: How Well Hidden is Your Needle?”.

Traktat o lepszej robocie

Tadeusz Kotarbiński, słynny polski filozof, zajmował się Dobrą Robotą.

Michael Bungay Stanier, znany gdzieniegdzie kanadyjski konsultant, zadziwił polskiego filozofa i napisał traktat o Wspaniałej Robocie („Do More Great Work”).

Jedno z drugim ma niewiele wspólnego i nie jest moim celem naśmiewanie się z Kanadyjczyka. W swojej książce stara się on pomóc czytelnikowi w znalezieniu takiego kierunku własnego działania, żeby nie było ono jedynie wypełnianiem wolnego czasu („busywork”), ale także satysfakcjonującym dokonaniem („work that matters”), zbieżnym z wartościami, które dana osoba wyznaje. Wierzę, że znajdą się ludzie, którym aktywne przestudiowanie tego podręcznika i wypełnienie zawartych w nim ćwiczeń pomoże w znalezieniu własnej, przynoszącej spełnienie, drogi życiowej.

A oto kilka cytatów w sprawie Wspaniałej Roboty:


Wspaniała Robota to działanie, które ma znaczenie, a nie działanie doskonałe. Jak na ironię tak samo łatwo jest doskonale wykonywać zarówno bezużyteczną, jak i wspaniałą robotę. (Przypomnij sobie, ile razy poprawiałeś tę niepotrzebną prezentację w programie PowerPoint?)

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (13)


„Choć nikt nie może cofnąć się w czasie i zmienić początku na zupełnie inny, to każdy może zacząć dziś i stworzyć całkiem nowe zakończenie.” – Carl Bard

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (15)


„Nie możesz czekać na inspirację. Musisz chodzić za nią z batem.” – Jack London

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (57)


„Wykonujesz Wspaniałą Robotę przez całe życie, ale chowasz ją do szuflady. Bo kiedyś miałeś wspaniałe pomysły i przystąpiłeś do zmieniania świata na lepsze. Ale wtedy wkroczyła rzeczywistość. Cofnąłeś się i rozpogodziłeś swoje czoło. Zrozumiałeś, że twoja Wspaniała Robota może kogoś urazić, zdenerwować lub wpędzić cię w kłopoty. W jakie kłopoty? Któż to wie, ale strach jest. I życie nauczyło cię tej bojaźliwej postawy.” – Seth Godin

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (73)


„W teorii nie ma różnicy pomiędzy teorią i praktyką. W praktyce jest.” – Yogi Berra

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (95)


Choć wpadanie na nowe pomysły jest trudne, to i tak jest to najłatwiejsza część zadania. W tym momencie jest to tylko teoria. Nikt nie został zdenerwowany, nikt się nie spocił. Natomiast podjęcie działania rodzi konsekwencje. Musisz naruszyć status quo. Coś przerwać, żeby móc zacząć robić coś nowego. Ludzie zaczną reagować – jedni pozytywnie, inni negatywnie. Staniesz się zauważalną zmarszczką na tafli wszechświata.

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (146)


„Kiedy już wszystko powiedziano i zrobiono, zwykle znacznie więcej powiedziano niż zrobiono.” – Lou Holtz

Michael Bungay Stanier „Do More Great Work” (150)

Teoria i praktyka ucieleśniania pomysłów

Scott Belsky, założyciel i szef firmy Behance, opublikował w 2010 roku książkę pod tytułem „Making Ideas Happen”, co można przetłumaczyć jako „Ucieleśnianie pomysłów”. Misją firmy Behance jest wspieranie twórczych umysłów w procesie przekuwania idei w rzeczywistość. Szereg z proponowanych przez Belsky’ego taktyk postępowania stoi w sprzeczności z powszechnie wyznawanymi zasadami. Na przykład jest on zwolennikiem:

  • umiarkowania w procesie generowania nowych pomysłów, ponieważ ilość bardzo często nie przechodzi w jakość;
  • immunitetu dla tych, którzy podejmują przedwczesne działania, ponieważ ujawnione wówczas błędy prowadzą do szybkiego doskonalenia pomysłów;
  • twórczych sporów w zespołach projektowych;
  • konfrontacji z konkurencją dla zwiększenia poczucia odpowiedzialności i wzmocnienia własnej pozycji;
  • redukowania opasłych projektów do trzech kluczowych elementów.

Sądzę, że książka ta może przebudzić do działania wielu marzycieli, którzy bez intelektualnego kopniaka pozostaliby do śmierci na etapie swojego marzycielstwa. A przecież świat mógłby być lepszy, gdyby ich wspaniałe pomysły nie tylko ujrzały światło dzienne, ale nawet stały się ciałem.

A teraz kilka cytatów, które wynotowałem z tej lektury:


KREATYWNOŚĆ X ORGANIZACJA = SKUTECZNOŚĆ
Jeśli skuteczność naszych pomysłów jest, tak naprawdę, determinowana naszymi zdolnościami organizacyjnymi, to da się zaobserwować brak efektów działania tych osób, które tryskają pomysłami, ale nie potrafią nic wdrożyć. Wyobraźmy sobie superkreatywnego, ale kompletnie zdezorganizowanego myśliciela. Dla niego powyższa formuła przybierze następującą postać:

100 X 0 = 0
Czy równanie to kojarzy ci się z kimś z twojego otoczenia? Kimś mającym tysiące pomysłów, ale tak nieuporządkowanego, że żadnego z tych pomysłów jeszcze do końca nie zrealizował? Czy nie jest tak, że osoba w połowie tak kreatywna, ale posiadająca odrobinę zmysłu organizacyjnego, osiągnęłaby o niebo lepsze rezultaty?

50 X 2 = 100
Ta formuła pozwala zrozumieć, dlaczego ktoś „mniej twórczy” jest w stanie działać skuteczniej od swoich bardziej utalentowanych i błyskotliwych kolegów. Szokującym i zapewne nieco rozczarowującym wnioskiem jest to, że znakomicie zorganizowany przeciętniak jest w stanie wywierać znacznie większy wpływ na rzeczywistość niż całkowicie rozproszony geniusz.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (27)


Wykorzystuj chronologiczną stertę (lub teczkę) dokumentów.. W ostatnim okresie zauważyłem, że wiele osób rezygnuje z teczek projektowych i wyszukanych systemów zarządzania informacją na rzecz chronologicznie uporządkowanego ciągu notatek i materiałów ze wszystkich spotkań – niezależnie od omawianego tematu. W dobie elektronicznych kalendarzy o wiele łatwiej jest skojarzyć wydarzenia z określonymi datami. Po każdym spotkaniu po prostu połóż swoje notatki (niezależnie od projektu, którego dotyczą) na wierzchu sterty dokumentów. Na koniec miesiąca umieść taką stertę w kolejnej teczce i opisz ją zakresem dat, które obejmuje. Korzystając z kalendarza, będziesz w stanie łatwo odnaleźć właściwe notatki i inne materiały ze spotkania, w którym kiedyś uczestniczyłeś. To wydajna i prosta metoda odnajdywania informacji związanych z poszczególnymi projektami. Nie wymaga poświęcania czasu na porządkowanie gromadzonych dokumentów i pozwala łatwo usuwać je z areny twojego codziennego działania.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (47-48)


Delegowanie działania jest skuteczne tylko wtedy, gdy wykonawca przyjął daną czynność do wykonania.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (50)


Zebrania są niezwykle kosztowne, jeśli chodzi o nasz czas i naszą energię. Gdy zebranie się zaczyna, zatrzymana zostaje praca wszystkich jego uczestników. Postęp zamiera, bo wszyscy mają wciśnięty klawisz „Pauza”. W najlepszym przypadku ktoś przygotował program zebrania, ale zbyt często tak nie jest. A nawet jeśli istnieje taki harmonogram, to powstał on w wyniku spisania propozycji wszystkich uczestników, co w nieunikniony sposób skutkuje wydłużeniem czasu spotkania. Najgorsze jest to, że wiele zespołów podchodzi do planowania zebrań tak beztrosko, jak do zaparzenia sobie kawy.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (78)


Kluczowym elementem skutecznego działania jest kontrola postępów (follow-up). Jeśli polegamy na innych, powodzenie naszych przedsięwzięć zależy od ich zaangażowania. Czasami utrzymywanie naszych idei w ruchu postępowym wymaga nieustępliwego kontrolowania wyników pracy innych osób.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (84)


Idea „szerokiego dzielenia się swoimi pomysłami” stoi w sprzeczności z naturalnym instynktem trzymania swoich skarbów w ukryciu. Jednak wśród setek twórców, z którymi rozmawiałem, pozbawione trwogi dzielenie się pomysłami jest postawą powszechną. Dlaczego? Ponieważ wymyślenie czegoś to tylko pierwszy, skromny krok na drodze do urzeczywistnienia tej myśli. W trakcie podróży zbiorowy umysł jest w stanie oszlifować istotę idei, umacniać nas w naszej determinacji, budować sieć wsparcia, która wyniesie dzieło ponad początkowy zamysł, zapewniać materialne i duchowe wsparcie oraz szerzyć wieść w celu uzyskania dodatkowych zasobów i wsparcia. Dzieląc się pomysłem wykonujesz pierwszy krok do stworzenia społeczności, która będzie katalizatorem jego ucieleśnienia.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (121)


Diego Rodriguez z firmy IDEO wyszukuje i zatrudnia ludzi typu ‚T’. Długa pozioma linia u góry litery oznacza szerokie spektrum doświadczenia pozwalające twórczo współpracować z pozostałymi członkami zespołu, a długa pionowa kreska głębię wiedzy i doświadczenia w jednej dziedzinie – na przykład grafice, biznesie czy konstrukcjach elektronicznych.

Scott Belsky „Making Ideas Happen” (179-180)