Miesiąc: Lipiec 2009

Kopia zapasowa umysłu

Metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena kładzie duży nacisk na utrwalanie na zewnętrznym, niezawodnym nośniku wszystkiego, co przychodzi ci do głowy. Ze względu na początkowe błędy nomenklaturowe („wyrzuć to z pamięci”, „opróżnij swój umysł”) idea ta budziła u wielu osób sprzeciw: „Jeśli wyrzucę wszystko z mojej głowy, to co w niej zostanie?”. David Allen zwykł w takich sytuacjach odpowiadać, że wolne moce umysłowe można wówczas wykorzystać w działaniach kreatywnych i jako rezerwę służącą do reagowania na niespodzianki i sytuacje nadzwyczajne.

A nie byłoby problemu, gdybyśmy zamiast o „wyrzucaniu z pamięci” mówili o tworzeniu jej niezawodnej i kompletnej kopii zapasowej. O zwalnianiu naszego umysłu z obowiązku pamiętania wszystkich, nawet najdrobniejszych szczegółów każdej sprawy.

Zatem – nie opróżniaj swojego umysłu, lecz twórz i pielęgnuj kopię zapasową jego zawartości.

Jak podrzucać papiery?

Jeśli pracujesz w staromodnym biurze, gdzie dokumenty przekazuje się jeszcze współpracownikom w postaci papierowej, to twoja skuteczność działania po części zależy od rozwiązania następującego problemu: jak zredukować ryzyko, że kolega, którego nie zastałeś w pokoju nie spojrzy na podrzucone przez ciebie kwity?

Jeśli położysz papiery w skrzynce spraw przychodzących, pewnie w ogóle ich nie zauważy. Jeśli położysz je na klawiaturze, myszy lub zasłonisz nimi monitor, pewnie odruchowo odłoży je na jakąś stertę. Więc gdzie?

Połóż papiery na siedzeniu jego krzesła. W 90% przypadków nie usiądzie na nich, a jeśli nawet, to poczuje i usłyszy, że coś jest nie tak. Ponieważ siedzenie krzesła stanowi niecodzienne miejsce przechowywania dokumentów, w 99,99% przypadków twój współpracownik rzuci przez chwilę okiem na pierwszą stronę. I o to chodzi – o zapewnienie sobie tej chwili uważnego spojrzenia. Nie licz na nic więcej. Jeśli kolega nie będzie chciał się nimi zająć, to i tak wrzuci je za biurko, ale przynajmniej przez chwilę będą dręczyły go wyrzuty sumienia…

Daty w korespondencji

Kiedy w wysyłanej korespondencji chcesz określić jakiś termin, zawsze podaj datę kalendarzową wydarzenia. Nie „jutro”, nie „pojutrze”, nie „we wtorek” i nie „w następny piątek”. Możesz użyć tych potocznych określeń, ale w nawiasie lub po przecinku koniecznie podaj pełną datę kalendarzową:

  • „jutro (2009-07-09)”;
  • „pojutrze (2009-07-10)”;
  • „we wtorek (2009-07-14)”;
  • „w następny piątek (2009-07-17)”.

Zamiast jedynego logicznego formatu daty „YYYY-MM-DD” możesz też, jeśli wolisz, zastosować tradycyjną formę „DD miesiąca YYYY r.” – na przykład „jutro (9 lipca 2009 r.)”.

Twoim celem powinno być niedopuszczenie do błędnej interpretacji podawanego terminu przez odbiorcę wiadomości.

Skrzynka to skrzynka

Skrzynka odbiorcza poczty elektronicznej to tylko skrzynka, a nie automatycznie wypełniająca się lista spraw do załatwienia. Dlaczego? Oto 5 powodów:

  1. Programy pocztowe nie pozwalają zmieniać tytułów otrzymanych listów elektronicznych, więc jesteś skazany na obcowanie z radosną twórczością nadawców tych listów. „Dzisiejsze spotkanie” albo „Fw: Re:” są sztandarowymi przykładami nic niemówiących tytułów.
  2. Jeden list może dotyczyć więcej niż jednej sprawy do załatwienia, więc konieczne jest jego rozłożenie na czynniki pierwsze.
  3. Większość programów pocztowych nie pozwala na wygodne szeregowanie i grupowanie odebranych listów. Zwykle są one wyświetlane w porządku chronologicznym, który nijak się ma do pożądanego porządku spraw do załatwienia.
  4. Programy pocztowe nie są przystosowane do nadawania priorytetów pozycjom w skrzynce odbiorczej. Konieczne jest stosowanie etykiet lub folderów.
  5. Skrzynka odbiorcza jest cały czas uzupełniania o nowe, nadchodzące listy, co skutecznie uniemożliwia skupienie się na pracy. Najwłaściwsze jest całkowite wyłączenie programu pocztowego podczas realizacji ważnych zadań.

Na podstawie „Why Your Email Inbox Is NOT a Good To-do List” / Zen Habits.