Miesiąc: Luty 2009

GTD = porządkowanie zawartości głowy

Doszedłem do wniosku, że dotychczasowy sposób przedstawiania istoty metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest niewłaściwy, ponieważ prowadzi do wniosku, że GTD polega na opróżnianiu głowy z wszelkich myśli o sprawach, które pojawiły się w polu naszego zainteresowania. Czyli, mówiąc inaczej, na zmuszaniu nas do bezmyślnego machania wajchami życia. Uważam, że taka interpretacja jest nieprawdziwa, błędna i szkodliwa.

Moim zdaniem GTD to nowa, skuteczniejsza procedura posługiwania się głową – procedura, którą bardzo dobrze charakteryzuje następująca analogia:

Wyobraź sobie, że twój umysł to szuflada. Jeśli do tej szuflady wrzucasz wszystko, co ci wpadnie w ręce, to:

  • po pierwsze: szuflada bardzo szybko się zapełnia, ponieważ rzeczy niepoukładane zajmują znacznie więcej miejsca od poukładanych;
  • po drugie: trudno w takiej szufladzie cokolwiek znaleźć, a tym bardziej na pierwszy rzut oka stwierdzić, czy to coś w ogóle tam jest (mogło przecież wypaść i teraz poniewiera się nie-wiadomo-gdzie);
  • po trzecie: w szufladzie przechowywane są rzeczy niepotrzebne – zarówno to, co straciło już swoją aktualność (na przykład przetarte skarpety), jak i zwykłe śmieci, które przez przypadek zaprzątnęły twoją uwagę.

Tymczasem GTD nakazuje:

  1. Gromadzić w osobnej skrzynce spraw przychodzących rzeczy, które potencjalnie miałyby trafić do szuflady.
  2. Systematyczne opróżniać skrzynkę spraw przychodzących, decydując, co tak naprawdę należy zrobić z każdą rzeczą.
  3. Składać w kostkę i równo układać w szufladzie rzeczy zakwalifikowane do przechowywania.
  4. Brać z szuflady i używać tylko te rzeczy, które w danym momencie są potrzebne.
  5. Raz na tydzień przeglądać i porządkować szufladę tak, żeby jej zawartość była aktualna i dobrze znana.

I właśnie ten ostatni punkt stanowi moim zdaniem klucz do zrozumienia, dlaczego GTD działa i redukuje stres. To nie jest metoda opróżniania głowy przez przeniesienie jej zawartości do komputera lub zeszytu. Cotygodniowe przeglądy służą nie tylko porządkowaniu zapisków, ale przede wszystkim ponownemu napełnianiu głowy sprawami – tym razem już nie w postaci chaotycznej glutoplazmy, ale struktury złożonej z konkretnych Projektów i Działań. Ze świadomości ich istnienia rodzi się intuicja pozwalająca optymalnie decydować, co w danym momencie jest najważniejsze.

GTD to metoda porządkowania zawartości głowy, a nie jej opróżniania. Przy okazji jest to system tworzenia zewnętrznej kopii zapasowej naszej pamięci, która czasem lubi nas zawodzić.

„Potęga umiaru” – dla samodzielnych

Zarówno „Potęga umiaru” („The Power of Less”) Leo Babauty, jak i „Czterogodzinny tydzień pracy” („The 4-Hour Workweek”) Tima Ferrissa to propozycje dla ludzi, którzy mają odwagę samodzielnie kształtować swoje życie tak, aby wyeliminować codzienną bieżączkę na rzecz konsekwentnej i skutecznej realizacji własnych celów. Mam jednak nadzieję, iż po przeczytaniu tych książek wiele osób nabierze przekonania, że i w ich przypadku jest to możliwe. Do tego potrzebna jest wiara we własne siły i umiejętność wzięcia swoich spraw we własne ręce.

Istota filozofii życia zaprezentowanej w „Potędze umiaru” zamyka się w dwóch punktach:

  1. Zdefiniuj to, co niezbędne.
  2. Wyeliminuj całą resztę.

Od razu widać, że nie jest to propozycja dla tych, którzy nie widzą dla siebie innych możliwości niż wyścig szczurów w zatrutym środowisku korporacyjnym, w dziale zarządzanym przez – nie bójmy się tego słowa – autentycznego dupka. Oczywiście zdarzają się duże firmy, do których ten stereotyp nie pasuje, ale wiele osób spędzających jedną trzecią swojego życia w toksycznym otoczeniu nie podejrzewa, że może być inaczej.

Leo Babauta definiuje i omawia 6 zasad swojej filozofii umiaru:

  1. Określ granice. Określając granice, musimy wybrać to, co niezbędne. Naucz się zatem określać granice we wszystkim, co robisz.
  2. Wybierz to, co niezbędne. Wybierając to, co niezbędne, osiągamy wielkie rezultaty przy minimalnym wysiłku. Zawsze wybieraj to, co niezbędne, żeby maksymalnie wykorzystywać swój czas i energię.
  3. Uprość. Upraszczanie to eliminowanie tego, co zbędne.
  4. Skup się. Skupienie jest najważniejszym narzędziem na drodze do większej efektywności.
  5. Wyrabiaj nawyki. Nowe nawyki to podstawa trwałych postępów.
  6. Zaczynaj od małych kroków. Kształtuj nowe nawyki małymi krokami, żeby zagwarantować sobie powodzenie.

W drugiej części książki Leo Babauta zajmuje się praktycznym stosowaniem umiaru. Kolejne rozdziały to:

  • Proste cele i projekty.
  • Proste zadania.
  • Proste zarządzanie czasem.
  • Prosta poczta elektroniczna.
  • Prosty internet.
  • Prosta archiwizacja.
  • Proste zobowiązania.
  • Prosty porządek dnia.
  • Oczyszczanie pola działania.
  • Ograniczenie szybkości.
  • Proste zdrowie i kondycja fizyczna.
  • O motywacji.

Polecam tę książkę, choć dla przekonanych może się ona wydawać zbyt oczywista i powtarzająca się, ale przecież nie o to chodzi. Celem jest przekonanie nieprzekonanych. I danie im skutecznych narzędzi do realizacji własnych celów. Z umiarem!

Idealna praca

Idealna praca to:

  1. Możliwość rozwoju.
  2. Możliwość czynienia świata lepszym.
  3. Możliwość działania niczym w transie.
  4. Powód, dla którego warto rano wstawać z łóżka.
  5. Świadomość, że to, co robisz, ma znaczenie.
  6. Świadomość, że twoje działanie wypełnia pustkę.
  7. Zajęcie, którego nie nazywasz pracą, tylko czystą przyjemnością.

Na podstawie „Ideal Workplace and Ideal Work…”.

To dla Mamusi

Szus

We wpisie To dla Tatusia wspomniałem, że co roku na przełomie lutego i marca jeździliśmy całą rodziną na narty do Bukowiny Tatrzańskiej. Dopóki chodziłem do przedszkola, kwestia mojego dwutygodniowego wyjazdu w góry nie była zbyt skomplikowana. Problem pojawił się wtedy, kiedy rozpocząłem swoją przygodę ze szkołą. Zapewne wielu z moich czytelników nie wie, że w tych strasznych, PRL-owskich czasach:

  • trzeba było chodzić do szkoły;
  • usprawiedliwienie nieobecności musiało być poważne, a nie rekreacyjne;
  • należało odrabiać lekcje;
  • rok szkolny dzielił się na trzy okresy, a nie dwa semestry;
  • nie było ferii zimowych po pierwszym semestrze;
  • nie było wolnych sobót.

W związku z tym moi rodzice mogli uzyskać zgodę na rodzinny wyjazd w góry tylko pod warunkiem prawidłowej realizacji obowiązku szkolnego. Za pierwszym razem pani nauczycielka wyznaczyła zakres materiału, jaki zostanie przerobiony podczas mojej nieobecności. Po nartach i torciku cytrynowym siadałem więc do zeszytów i odrabiałem lekcje. Szczególnie przerażająca była codzienna liczba „słupków” arytmetycznych, które musiałem rozwiązać. Ale dałem radę. Po przyjeździe okazało się, że przez miesiąc nie będę musiał nic robić, ponieważ pani nauczycielka przesadziła, szacując dawkę wiedzy, którą uda jej się wtłoczyć przez dwa tygodnie w głowy moich klasowych koleżanek i kolegów.

W kolejnym roku moi rodzice zastosowali inną taktykę. Mama została w domu (i tak nie jeździła na nartach z powodu dawnej kontuzji nogi), a ja pojechałem w góry tylko z Tatą. Każdego dnia do naszego domu przychodził mój kolega z klasy, który mieszkał w sąsiedztwie, i Mama szybciutko przepisywała z jego zeszytów wszystkie lekcje. Następnie pakowała cenną zawartość do koperty i wysyłała listem ekspresowym do Bukowiny Tatrzańskiej. Pamiętajcie, że nie było wówczas telefonów komórkowych, SMS-ów, internetu i faksów, a na poczcie w Bukowinie na połączenie telefoniczne z Warszawą czekało się kilka godzin. O dziwo listy od Mamy przychodziły regularnie, w dwa dni po wysłaniu. W ten sposób mogłem prawie na bieżąco uczestniczyć w zajęciach szkolnych.

Powiem szczerze, że w dzisiejszych czasach nie wyobrażam sobie takiego zaangażowania całej rodziny w dzieło systematycznej edukacji dziecka. Dziś się po prostu wyjeżdża, czasami pisze usprawiedliwienie, a po przyjeździe uzupełnia (lub nie) to, co w międzyczasie było przerabiane. A przecież w mgnieniu oka można multimedialnie połączyć się z dowolnym zakątkiem świata! Ale kto by się tam przejmował…

Tymczasem ja nie żałuję, że te wieczory w góralskiej chacie spędziłem nad zeszytami. Nauczyło mnie to, że dyscyplina i wytrwałość pozwalają zebrać w życiu wspaniałe owoce. Oprócz tego zrozumiałem, że jeżeli ktoś zabiega o moje sprawy, to nie wolno mi lekceważyć tej pomocy. Bo to by było po prostu świństwo.

Za tę naukę dziękuję Ci, Mamo. Tacie też dziękuję, ale dzisiejszy wpis jest właśnie dla Ciebie.

Golenie jeleni

Strach zajrzał w oczy bankowcom. Zorientowali się, że przegięli. Że postawili zysk swoich organizacji ponad dobrem klientów. W ten sposób narazili na szwank reputację, która moim zdaniem stanowi najważniejszy składnik wartości każdej firmy. Reputację buduje się długą, mozolną i systematyczną pracą, a traci w mgnieniu oka. Dlaczego do tego doszło?

Powód jest dość prozaiczny: ludzka chciwość i walka konkurencyjna. Klienci chcieli zarabiać więcej i dawali się skusić nowymi atrakcyjnymi ofertami. Właściciele banków walczyli o swoje profity i udział w rynku. A „doradcy klienta” pragnęli jak najwięcej zgarnąć dla siebie.

Dobrze byłoby, gdyby ludzie kierowali się tylko szlachetnymi pobudkami. Ale skoro tak nie jest, systemy motywacyjne powinny uwzględniać wpływ ludzkich słabości na sposób realizacji obowiązków służbowych. Tymczasem system premiowania „doradców klienta” w bankach był i zapewne nadal jest wadliwy. Nagradza się ich za sprzedaż nowych produktów inwestycyjnych i kredytowych, a nie za wypracowywanie zysku dla klienta. Bo tak jest prościej i na krótką metę wygodniej. Bo wiele banków to tylko pośrednicy, którzy żyją z prowizji od sprzedaży pakietów przygotowywanych przez wielkich graczy na światowym rynku finansowym. A ci gracze już dawno dostrzegli, że „golenie jeleni” daje dużo większy zysk od pracowitego pomnażania ich oszczędności.

Czy jest jakiś konstruktywny wniosek, który można wyciągnąć z tych niewesołych rozważań?

Tak. Ten wniosek zamyka się w jednym słowie. Tym słowem jest umiar.

Świata być może nie uleczymy, ale jeśli w naszym życiu zachowamy umiar, to staniemy się bardziej odporni na niedoskonałości otaczającej nas rzeczywistości.

Przy czym nie zrozum mnie źle – umiar nie oznacza rezygnacji z wykorzystywania nadarzających się okazji i z życia pełnego satysfakcji. Jeśli „doradca klienta” zaproponuje ci nową atrakcyjną lokatę, nie odrzucaj od razu tej propozycji. Przeanalizuj ją i, jeżeli nie dostrzegasz w ofercie żadnych zasadniczych niejasności, skorzystaj z niej. Ale nie wkładaj w żaden interes wszystkich swoich oszczędności. Być może zostaniesz ogolony, ale przynajmniej nie na całym ciele.