1. Faza Gromadzenia
   • Zapisz najważniejsze informacje związane z każdą rozmową telefoniczną i spotkaniem, zanim zajmiesz się czymś innym.
   • Zadbaj o to, żeby twoje Wszechobecne Urządzenie Zapamiętujące było zawsze pod ręką.
   • Każdą notatkę opatruj datą i czasem jej sporządzenia (dotyczy to również notatek głosowych rejestrowanych za pomocą dyktafonu lub automatycznej sekretarki).
   • Wypracuj własny system skrótów i konwencji stosowanych przy sporządzaniu notatek.
   • Filtruj docierające do ciebie informacje tak, żeby nie zapisywać rzeczy nieistotnych.
2. Faza Analizy
   • Usuwaj ze swojego biurka wszystko oprócz materiałów dotyczących sprawy, nad którą w danej chwili pracujesz.
   • Ściśle przestrzegaj Zasady 2 Minut.
   • Zapisuj wszystkie swoje decyzje i wyniki przemyśleń.
3. Faza Porządkowania
   • Zawsze miej w zasięgu ręki zszywacz, dziurkacz, drukarkę etykiet i zapasowe teczki.
   • Eliminuj wąskie gardła swojego systemu.
   • Bądź stanowczy, decydując o losie poszczególnych spraw.
4. Faza Przeglądu
   • Korzystaj z Listy Kontrolnej Przeglądu i zaznaczaj na niej to, co już zrobiłeś.
   • Wyznacz raz w tygodniu termin spotkania z samym sobą.
   • Wynagradzaj się po przeprowadzeniu kompletnego Przeglądu Tygodniowego.
   • Wykonuj codzienne mini-przeglądy.
5. Faza Realizacji
   • Codziennie rano przejrzyj i pogrupuj Najbliższe Działania.
   • Grupuj zbliżone Działania, żeby zmniejszyć straty czasu związane ze zmianami zestawu używanych narzędzi i trybu pracy umysłu.
   • Najpierw „zjedz tę żabę”, a dopiero potem zajmij się przyjemniejszymi sprawami.

Na podstawie „18 Tricks to Instantly Improve your GTD System”.