W jednym z poprzednich wpisów przedstawione zostały rady dotyczące redukcji personelu. Redukcja jest w pewnym sensie zadaniem łatwiejszym niż zwalnianie, gdyż zdarza się w złych dla firmy czasach i w zamierzeniu nie dotyczy tylko jednej, ściśle określonej osoby. Natomiast zwalnianie konkretnego pracownika zdarza się zarówno w złych, jak i dobrych chwilach i ma bardzo osobisty charakter.

Zwalnianie nigdy nie jest przyjemne, ale poniższe rady powinny wskazać właściwy sposób realizacji tego przykrego zadania.

1. Przedyskutuj sprawę z bezstronnymi, niezaangażowanymi w nią osobami. Kiedy zaczynasz mieć wątpliwości dotyczące któregoś z pracowników, porozmawiaj z jedną lub dwiema osobami, które mogą przedstawić ci swoją niezależną i bezstronną opinię na ten temat. Czy rzeczywiście wszystkiemu winien jest ten pracownik? A może jest tylko kozłem ofiarnym? Co osoby te sądzą o jego zwolnieniu?
2. Zasięgnij profesjonalnej porady. Nie jest dobrze, jeśli masz zbytnią wprawę w zwalnianiu ludzi, bo oznacza to, że czynność tę wykonujesz zbyt często. W sprawach zwalniania zawsze skonsultuj się z kimś, kto dobrze się orientuje w prawie pracy. Może to być pracownik działu kadr w twojej firmie albo konsultant zewnętrzny.
3. Wejrzyj w swoją duszę. Powinieneś umieć dokładnie określić, co poszło nie tak. A może to twoja wina? Może niedostatecznie jasno postawiłeś cele i zadania? Gdyby sprzedaż nie kulała, czy w ogóle stanowiłoby to jakiś problem? Zaś najistotniejszym pytaniem wymagającym odpowiedzi jest:

   Czy porównujesz wyniki, jakie osiągnął pracownik, ze swoimi zamiarami?

   Na przykład, czy porównujesz wynik sprzedaży osiągnięty przez pracownika ze swoim zamiarem terminowego wprowadzenia wyrobu na rynek? W idealnym świecie powinieneś robić coś wręcz przeciwnego: oceniać zamiary pracownika na tle swoich wyników. W świecie, w którym przyszło nam żyć oceniasz jego wyniki w stosunku do swoich wyników. Niestety zazwyczaj domniemanie niewinności przysługuje zwalniającym, a nie zwalnianym.

4. Daj mu jeszcze jedną szansę. Być może dysponujesz taką władzą, że możesz zwolnić każdego podwładnego w każdym momencie, jeśli tylko uznasz to za właściwe. Jednak szlachetniejszym podejściem jest danie pracownikowi szansy zrozumienia, na czym polegał jego błąd.
   Dość powszechny jest następujący tok rozumowania: „Nikt nie został zbyt wcześnie zwolniony… nie powinienem odwlekać tej trudnej decyzji, gdyż wszyscy wokoło dziwią się, czemu jeszcze trzymam tego pajaca… już dawno temu powinienem go wyrzucić.” Tylko odważny szef potrafi przeciwstawić się takiemu podejściu i dać przewidzianemu do zwolnienia podwładnemu jeszcze jedną szansę. Zdarza się, że w ten sposób potencjalny nieudacznik przemienia się w jednego z najcenniejszych pracowników.
   Podsumowując, można powiedzieć, że występują trzy podstawowe wątpliwości związane z natychmiastowym zwalnianiem: (1) być może zaistniała sytuacja nie została zawiniona przez pracownika; (2) ludzie się zmieniają, więc można mieć nadzieję na właściwsze postępowanie pracownika w przyszłości; (3) choć zapewne niektórzy pracownicy się ucieszą, ale ci najinteligentniejsi pomyślą: „Oto sposób działania tej firmy. Jeśli choć trochę podpadniesz, to bez żadnych ostrzeżeń zostaniesz wyrzucony na bruk.”
5. Dokumentuj każdy krok. Najlepiej, jeśli dysponujesz pełną dokumentacją dotyczącą przebiegu pracy danego pracownika, ale od momentu, kiedy zacząłeś myśleć o jego zwolnieniu, powinieneś zacząć sporządzać szczegółowe notatki. Są dwa powody ku temu: (1) warto chronić swój tyłek; (2) zapisywanie wymusza na tobie konieczność jasnego formułowania swoich myśli. Gdy przeczytasz to, co zanotowałeś, powinno stać się dla ciebie jasne, czy postępujesz słusznie, czy nie.
6. Zrób to sam. Pewnie to ty byłeś osobą, która kiedyś zatrudniła tego pracownika. Nawet jeśli nie i odziedziczyłeś go po poprzedniku, byłeś wszak jego kierownikiem. Zwolnienie go nie jest zatem czynnością, której możesz uniknąć lub komuś przekazać do wykonania. Przeprowadź krótkie (nie dłuższe niż piętnaście minut) spotkanie w cztery oczy i zakomunikuj swoją decyzję. Bądź spokojny i rzeczowy. Nie zmieniaj swojej postawy nawet w przypadku (a nawet przede wszystkim wtedy), gdy zwalniana osoba nie jest spokojna i rzeczowa.
7. Bądź stanowczy. Nigdy nie podchodź do „ostatecznej” rozmowy z nadzieją, że możecie się jeszcze dogadać i pracownik nie zostanie tym razem zwolniony. Skoro podjąłeś już decyzję, to wykonaj, co postanowiłeś. Raz wypowiedziany zamiar zwolnienia stanie się prędzej czy później rzeczywistością. Nie pomyl tylko stanowczości z podłością. Bądź stanowczy, jeśli chodzi o samą decyzję, lecz przekaż ją i wdrażaj w jak najbardziej życzliwy sposób.
8. Nie daj się wrobić. Na przykład często spotkasz się z prośbą o wydanie na piśmie pozytywnej opinii. Nie obiecuj czegoś tylko z tego powodu, że czujesz się winny. Dział kadr przekaże zwalnianemu dokumentację przebiegu jego pracy i to jest wszystko, do czego powinieneś się zobowiązać. Potem zawsze możesz zdecydować, że chcesz zrobić coś więcej, ale nie pod presją wywiązywania się z wymuszonych obietnic.
9. Pokaż mu drzwi. Dzień, w którym kogoś zwalniasz powinien być jego ostatnim dniem w biurze. Stwierdzenie to jest nawet bardziej prawdziwe w przypadku zwalniania niż w przypadku ogólnej redukcji personelu. Nic nie zyskasz zezwalając zwolnionemu pracownikowi na przebywanie na terenie firmy przez następne dni lub tygodnie, a do stracenia masz wiele: zła wola, sabotaż i kradzież to tylko niektóre z zagrożeń. Daj mu czas na spakowanie rzeczy osobistych, pozwól na skopiowanie prywatnych danych z komputera, a potem zabierz klucze, skasuj konta użytkownika i zmień hasła.
10. Nie okazuj mu lekceważenia. Oto trzy powody: (1) pozostali pracownicy powinni być przekonani, że jesteś człowiekiem z klasą; (2) ile dobra okażesz światu, tyle będzie ci oddane w przyszłości (na przykład, gdy to ty będziesz zwalnianym); (3) może się okazać, że zwolniony przez ciebie pracownik wyląduje w dziale zakupów największego klienta waszej firmy.
11. Spojrzyj w lustro. Właściwie nie powinno do tego dojść. Powinieneś był zatrudnić właściwą osobę, Powinieneś dostatecznie jasno przedstawić jej cele i postawić zadania. Powinieneś wprowadzać drobne korekty „kursu”, kiedy był na to czas. Część „winy” pewnie leży po twojej stronie. W przypadku tego pracownika jest już „po herbacie”, ale nie jest jeszcze zbyt późno, żeby zapobiec takim zdarzeniom w przyszłości. Stań więc przed lustrem i przyjrzyj się uważnie swojemu odbiciu.

Na podstawie „The Art of Firing” Guya Kawasaki.

• x-a-propos