Początkujący adepci GTD mają dość często kłopot z ustaleniem ram czasowych Projektów i Najbliższych Działań. Podczas seminarium w Warszawie David Allen przedstawił swój pogląd na tę sprawę:

• Projekt to zamierzenie, które składa się z więcej niż jednego kroku i wedle wszelkich znaków na niebie i ziemi zostanie zakończone w czasie nie dłuższym niż 1 rok. (Komentarz TesTeqa: Uważam, że jest to bardzo rozsądne ograniczenie czasowe.)
• Najbliższe Działanie nie musi trwać krótko. Na przykład może to być napisanie pierwszego szkicu książki i trwać aż 6 miesięcy. (Komentarz TesTeqa: Moim zdaniem jest to podejście ekstremalne i może skutkować odwlekaniem pracy ze względu na zbytnią złożoność i czasową rozwlekłość zadania. Zalecałbym definiowanie Najbliższych Działań o czasie trwania liczonym w minutach, a nie miesiącach.)

Lista Może Kiedyś służy do rejestrowania tego, co chodzi ci po głowie, a czym – z różnych przyczyn – nie zamierzasz się w najbliższym czasie zajmować. Zapisanie takich spraw w miejscu, do którego masz zaufanie, sprawia, że doznajesz ulgi, bo twój mózg przestaje kręcić się w kółko, jak pies za swoim ogonem. Im więcej zanotujesz, tym więcej kreatywnej mocy swojego umysłu uwolnisz do pożyteczniejszych i przyjemniejszych zadań. Następujące pytania pomogą ci uzupełnić twoją listę Może Kiedyś:

1. Za co chciałbym się wziąć, ale jeszcze się nie wziąłem?
2. Co chciałbym zmienić, ale jeszcze nie przystąpiłem do zmian?
3. Co chciałbym przestać robić, ale dotychczas omijałem temat szerokim łukiem?
4. Co zacząłem, ale nie mogę skończyć?
5. Co chciałbym zrobić, ale jeszcze nie zrobiłem?
6. Co chciałbym komuś powiedzieć, ale dotychczas nie zebrałem się w sobie?
7. Czego chciałbym się nauczyć, ale było mi pod górkę?
8. Jakie uczucia gniotę w sobie, zamiast je wreszcie wyrazić?

A najlepsze w liście Może Kiedyś jest to, że nie stanowi ona żadnego zobowiązania do działania. Jest tylko rejestrem spraw, za które być może kiedyś się weźmiesz, jeśli zdecydujesz, że warto się tym zająć. A tymczasem będziesz miał uspokajającą świadomość, że nic ci nie umknie i że wiesz, czego postanowiłeś w najbliższym tygodniu nie robić.

David Allen snuje ostatnio rozważania na temat rozróżnienia pomiędzy sprawami, którymi chcesz się zajmować, a sprawami, które ciebie zajmują. W pewnym sensie rozróżnienie to stanowi sedno metody GTD (Getting Things Done). Im lepiej widzisz tę różnicę, tym skuteczniej podejmujesz decyzje dotyczące priorytetów twojego działania.

Innymi słowy: musisz zapanować nad sprawami, które ciebie zajmują, żeby zająć się sprawami, którymi chcesz się zająć.

Jedną z bardzo istotnych prac pielęgnacyjnych wykonywanych wiosną przez sadowników jest prześwietlanie drzew, czyli usuwanie zbędnych gałęzi tak, aby światło słoneczne mogło bez przeszkód docierać do wszystkich liści. Proces ten nie ogranicza się do suchych i chorych gałęzi, ale obejmuje też te zdrowe, których jest za dużo.

Obie prowadzone przez ciebie listy (lista Projektów i lista Może Kiedyś) wymagają okresowego prześwietlania, ponieważ bez ustanku kiełkują na nich i rozrastają się zarówno chore, jak i całkiem rozsądne pomysły. Czas zrobić porządki! Usuń to, co naprawdę jest bez sensu lub straciło swoją aktualność. Przesuń z listy Projektów na listę Może Kiedyś te przedsięwzięcia, które utknęły na dobre. Niech ciepłe słoneczko dopieszcza sprawy, na których teraz ci zależy najbardziej.